E-Rechnung – ZUGFeRD und XRechnung mit Amicron-Faktura

Die Ausstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen ist im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Details hierzu gibt es z.B. bei der IHK.

Amicron-Faktura 14 unterstützt die zwei wichtigsten E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung. Die Umstellung auf E-Rechnung ist im Prinzip recht einfach. Wie das geht und was man wissen sollte, haben wir hier zusammengefasst.

Die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD

Bei der XRechnung handelt es sich um eine maschinenlesbare Datei, in der die Rechnungsdaten im XML-Format enthalten sind. Sie hat kein Belegbild und ist für den Laien kaum lesbar.

ZUGFeRD ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, da es aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format besteht.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung handelt es sich um ein PDF-Dokument, in dem zusätzlich zu dem gewohnten „Ausdruck“ der Rechnung auch die maschinenlesbaren Daten enthalten sind. In der PDF-Datei ist dann als Anlage die Rechnung im XML-Format eingebettet, so dass beim Versand der PDF-Datei auch automatisch die X-Rechnung verschickt wird.

Wer verwendet XRechnung, wer ZUGFeRD?

Wenn Sie eine Rechnung an Bundes- oder Landesbehörden ausstellen müssen, verlangen diese bereits seit 2020 das XRechnung-Format. Die XRechnung muss dann über einen Webservice (Peppol) an die Behörde  übertragen werden. Inzwischen unterstützen Behörden auch den aktuellen ZUGFeRD-Standard.

Für kleine und mittlere Unternehmen ist das ZUGFeRD-Format einfacher zu nutzen als die rein maschinenlesbare XRechnung. Wir empfehlen Ihnen deshalb, ZUGFeRD einzusetzen und gehen stark davon aus, dass ab 2025 meist das ZUGFeRD Format verwendet werden wird.

Rechnungen automatisch im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format versenden

Mit Amicron-Faktura können alle Rechnungen automatisch im ZUGFeRD oder XRechnung-Format erstellt werden. Dazu müssen Sie einmalig in Ihrem Rechnungsformular diejenige Option aktivieren, mit der die PDF-Datei im ZUGFeRD-Format erstellt wird.

Wählen Sie dazu das entsprechende Rechnungsformular in der Formularliste an (z.B. wenn Sie das nächste mal „Drucken > Rechnung“ aufrufen) und drücken den Ändern-Schalter.  Es öffnet sich das Fenster „Bearbeiten“. Wählen Sie den Karteireiter „ZUGFeRD/XRechnung“ und dort bei „PDF-Datei im ZUGFeRD-Format senden“ die Option „ZUGFeRD“ oder „XRechnung“. In der Auswahlliste sind verschiedene Versionen aufgelistet, empfehlenswert ist die höchste Version.

Wenn Sie den Dialog über den OK-Schalter schließen, wird die Auswahl gespeichert. Ab dem nächsten Rechnungsdruck wird die PDF-Datei dann im ZUGFeRD-Format erstellt.

Rechnungen an eine abweichende E-Mail-Adresse senden

Viele Firmen möchten E-Rechnungen über eine bestimmte E-Mail-Adresse empfangen, die von der zentralen E-Mail des Unternehmens abweicht. Sie können diese einfach in den Kundenstammdaten auf der Kartei Empfänger hinterlegen.
Wählen Sie dort im Feld „Druck“ die Option „per E-Mail“ und bei „obige Angaben gelten für“ aktivieren Sie „Rechnung“.

 

E-Rechnungen in den Belegen speichern

Eine empfangene E-Rechnung kann im Beleg-Modul von Amicron-Faktura gespeichert werden. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung wird unterhalb der bildlichen Darstellung die XML-Datei angezeigt.

Bei einer XRechnung wird direkt der XML-Inhalt dargestellt.

Die Übernahme der Daten in eine Eingangsrechnung ist momentan in Arbeit und wird im 4. Quartal 2024 über ein Release-Update ausgeliefert.

E-Rechnung mit der alten Programmversion Amicron-Faktura 13

Amicron-Faktura 14 unterstützt die aktuellen Versionen ZUGFeRD 2.1 und XRechnung 3.0, Amicron-Faktura 13 kann Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.1 und XRechnung 2.0 erstellen.

Weitere Informationen

BMF-Schreiben (Entwurf vom 13.6.2024): Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-e-rechnung.html

Neues Amicron-Faktura 14 Release vom 10.10.2023 verfügbar

Für Amicron-Faktura 14 steht ein neues Release vom 10.10.2023 zum Download bereit.

Eine installierte Vollversion können Sie über das Menü „Hilfe > Programm aktualisieren“ auf den aktuellen Stand bringen.

Es ist keine Aktualisierung der Datenbankstruktur notwendig!
Wenn Sie das letzte Release von August 2023 bereits einsetzen, wird das neue Release keine Anpassung der Datenbank vornehmen.

Ebay
Korrektur: Ebay hat ohne Ankündigung zwei Felder beim Abruf der Verkäufe entfernt, so dass beim beim Auslesen der Verkäufe eine Zugriffsverletzung erschien („ebayinterface.TEBay.SoapGetSellerTransactions Line 1630“).

Aufträge
Die Textposition in der Retour-Rechnung ist nun editierbar.

Auftragsimport
Default-Preisgruppe aus den Programmoptionen wird nun auch in die importierten Aufträge übernommen.

Kalender
Korrektur: Seit dem letzten Release wurden die Kalendernamen in der rechten Auswahlliste nicht mehr angezeigt.

Kunden
Beim Etikettendruck konnte bislang nur die erste E-Mail-Adresse gedruckt werden. Die weiteren E-Mail-Adressen lassen nun über die neue Variable „Emails“ einfügen.

Dokumentenverwaltung
Internes Update der verwendeten Komponente; manche Thumbnails konnten einen Absturz verursachen.

DHL-Versandschnittstelle
Vorbereitung für notwendige Änderung ab 15.2.2024: Bei DHL Paket International und Europaket sind dann zusätzliche Sendungsangaben für den Zoll erforderlich, u.a. Zolltarifnummer.
Details:https://www.dhl.de/content/dam/dhlde/external/paket/dhl-anschreiben-brief-master-opt-in-de-einzelverzollung-082023.pdf

Neues Amicron-Faktura 14 Release vom 28.8.2023 verfügbar

Für Amicron-Faktura 14 steht ein neues Release vom 28.8.2023 zum Download bereit.

Eine bereits installierte Vollversion können Sie über das Menü „Hilfe > Programm aktualisieren“ auf den neuesten Stand bringen.

Achtung: Es ist eine Aktualisierung der Datenbankstruktur erforderlich!
Das neue Release muss die Datenbankstruktur aktualisieren. Bitte stellen Sie vor dem Aktualisieren der Software sicher, dass Sie exklusiven Zugriff auf die Datenbank haben. Schließen Sie vor dem Neustart alle anderen Anwendungen von Amicron (Amicron Faktura, Amicron-Mailoffice, Telereporter, Terminerinnerung). Im Netzwerkbetrieb darf auch keine Anwendung von einem anderen Computer auf die Datenbank zugreifen.

Aufträge
Beim Wechsel eines Kunden oder Vertreters wird nun die Provision in den vorhandenen Auftragspositionen neu ermittelt.
Beim automatischen Buchen des Zahlungseingangs wird das Auftragsdatum als Zahlungsdatum übernommen. Hierzu muss in den Programmoptionen bei der Zahlweise die Option „Zahlungseingang automatisch buchen“ aktiviert sein und beim Auftrag diese Zahlweise eingetragen sein.

DHL Versandschnittstelle
DHL bietet die „Benachrichtigung durch den Dienstleister“ ab dem 12. Oktober 2023 nicht mehr an. Die Option wird ab diesem Stichtag nicht mehr angezeigt. Für die DHL Paketankündigung reicht es aus, bei der Empfänger-Adresse eine E-Mail anzugeben.
Für Retouren wurden in den Programmoptionen eigene EKP-Teilnahme-Nummern (Partner-ID) hinzugefügt.
Die Standard Zustellvariante kann nun als Vorgabe eingestellt werden (Programmoptionen > Schnittstelle > Versand > Vorgaben).
Wenn beim Storno mehrere Sendungsnummern vorhanden sind, wird ein Auswahldialog angezeigt und die ausgewählten Nummern storniert.

Belege
Beim Bezahlen von Aufträgen oder Bestellungen werden die zugeordneten Belege als bezahlt gekennzeichnet. Im Status des Belegs (Kartei Verlauf) wird dann ein entsprechender Eintrag protokolliert.

Bestellvorschlagsliste
Es wurde eine neue Option „beim Öffnen Suche sofort ausführen“ ergänzt (neben dem Schalter „Suche beginnen).

Artikel
Die Neuberechnung des Bestandes (wahlweise auch Werte für reserviert und bestellt) aller Artikel kann jetzt in den Programmoptionen über die Seite „Reparatur“ durchgeführt werden (die Reparatur-Seite ist nur für Admins sichtbar).
Lagerbestand historisch: Beim EK-Preis und Warenwert wird nun nicht mehr der aktuelle Stand sondern der historische alte Wert verwendet (anhand der Artikelbuchung).

Shop-Schnittstelle
Gambio 4.8 und Shopware 6.5 wurden für den Einsatz mit Amicron-Faktura getestet und freigegeben.

Ebay
Eine Zugriffsverletzung beim Auslesen der Transaktionen wurde behoben.

Sonstiges
Das automatische Aktualisieren der Währungskurse kann über die neue Option „Tageskurse automatisch herunterladen“ abgestellt werden.
Die Anlage neuer Datensätze über die EINFG-Taste kann in den Systemeinstellungen deaktiviert werden.

Wichtige Hinweise zum Jahreswechsel

Als Anwender unseres Programms Amicron-Faktura finden Sie hier einige Tipps, was beim Jahreswechsel zu beachten ist.

Über die folgenden Links können Sie die entsprechenden FAQ-Beiträge aufrufen:

Wie wird für 2022 ein neuer Nummernkreis eingerichtet?

Wie wird ein neues Wirtschaftsjahr angelegt?

Wie kann eine Inventur durchgeführt werden? Wie lässt sich eine Inventurliste drucken?

Denken Sie beim Jahreswechsel bitte daran, Ihre Datenbank zu archivieren und zu überprüfen.

Wir empfehlen Ihnen, nach Erfassung aller Aufträge und Verbuchen der Zahlungseingänge aus 2021 die Datenbank zu archivieren, um z.B. später die für den Jahresabschluss notwendige Offene Posten-Liste auswerten zu können.

Zum Archivieren kann einfach die integrierte Datensicherung genutzt werden. Die erstellte Backupdatei (*.FBK) sollte dann sicher abgelegt werden und kann bei Bedarf in einen NEUEN Mandanten zurückgesichert werden.

Bei der Gelegenheit sollten Sie auch prüfen, ob Ihre Datenbank fehlerfrei ist. Eine Anleitung finden Sie in diesem Beitrag.

Wenn Sie bei Amicron-Faktura die integrierte Fibu einsetzen und damit die Umsatzsteuervoranmeldung durchführen, benötigen Sie ab der UStVA für Januar 2022 ein Update auf das aktuelle Release. Dieses Update wird für Amicron-Faktura 13 Anwender voraussichtlich ab Mitte Januar verfügbar sein und kann dann über den Menüpunkt „Hilfe > Programm aktualisieren“ heruntergeladen werden. Für die Vorgänger-Version Amicron-Faktura 12 führen wir keine Aktualisierungen mehr durch. Falls Sie noch diese alte Version einsetzen, ist für die UStVA 2022 ein Update auf die aktuelle Version 13 notwendig.

Wie wird für 2022 ein neuer Nummernkreis eingerichtet?

Dieser Beitrag geht auf zwei Fragen ein, die zum Jahreswechsel immer wieder gestellt werden:

1. Wie kann man einen neuen Nummernkreis für die Aufträge ab 2022 einstellen?
2. Kann die Rechnungsnummer am Jahresanfang wieder auf den alten Startwert zurückgesetzt werden?

Es ist nicht möglich, einen Nummernkreis zu verwenden, der bereits in vorigen Jahren genutzt  wurde. Auftragsnummern müssen eindeutig sein und dürfen nicht doppelt vergeben werden. Die doppelte Vergabe wird automatisch abgefangen indem immer die nächste freie Auftragsnummer ermittelt wird.

Wählen Sie deshalb für das neue Jahr einen neuen höheren Nummernkreis!

Überlegen Sie zuerst, wie viele Aufträge Sie voraussichtlich im neuen Jahr maximal schreiben werden. Unterscheiden Sie dabei auch die einzelnen Auftragsarten, also Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift. Sie können die Suchfunktion von AMICRON-FAKTURA verwenden, um z.B. die Anzahl der Rechnungen eines Jahres zu ermitteln.

Tipp:

Wählen Sie für das neue Jahr einen höheren Nummernkreis als in den vorigen Jahren, damit die Aufträge des neuen Jahres nach denen aus den erledigten Jahren aufgelistet werden.

Beispiel für einen Nummernkreis, falls Sie pro Auftragsart nicht mehr als 2000 Aufträge in einem Jahr erwarten:

voriges Jahr 2021:

Angebot: 210000
Auftragsbestätigung: 212000
Lieferschein: 214000
Rechnung: 216000
Barrechnung: 216000  (identischer Nummernkreis wie Rechnungen)
Gutschrift: 215000

2022:

Angebot: 220000
Auftragsbestätigung: 222000
Lieferschein: 224000
Rechnung: 226000
Barrechnung: 226000  (identischer Nummernkreis wie Rechnungen)
Gutschrift: 225000

Um den neuen Nummernkreis einzustellen, rufen Sie über das Menü „Einstellungen“ die Programmoptionen auf und geben auf der Seite „Aufträge > Nummernkreise“ die neuen Nummern ein.

Wenn Sie anschließend neue Aufträge erstellen, wird die neue Auftragsnummer gemäß der angepassten Nummernkreise ermittelt.

Die EU-Umsatzsteuerreform und das One-Stop-Shop-Verfahren für Fernverkäufe ab dem 1.7.2021

Sofern Sie Privatkunden im EU-Ausland beliefern und die ab dem 1.7.2021 geltende Lieferschwelle von 10.000 Euro überschritten haben, ist der Verkauf im Empfangsland steuerbar, d.h. die Lieferung unterliegt dem dort geltenden Steuersatz.

Wenn die Lieferschwelle nicht überschritten wurde, ist die Lieferung / Leistung in Deutschland steuerbar und unterliegt somit wie gehabt der deutschen Umsatzsteuer (19 % oder 7 %).

Mit der neuen Lieferschwelle ändert sich auch das Verfahren zur Abgabe der Umsatzsteuer. Durch das One-Stop-Shop Verfahren (OSS) können Sie ab dem 01.07.2021 bei Überschreitung der Lieferschwelle die Umsätze an Privatpersonen über eine zentrale Umsatzsteuererklärung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) melden und die sich daraus ergebende Umsatzsteuer abführen.

Durch die Einführung von OSS ist es nicht mehr notwendig, sich lokal in einem anderen EU-Land steuerlich anzumelden und eine Steueranmeldung in den einzelnen EU-Staaten durchzuführen.

Der folgende Beitrag beschreibt, wie Sie das One-Stop-Shop-Verfahren in Amicron-Faktura einrichten und nutzen.

Die dokumentierten neuen Funktionen sind erst ab dem Release von Ende Juni enthalten, das voraussichtlich ab dem 24.6.2021 verfügbar sein wird.

Teilnahme am One-Stop-Shop-Verfahren

Die Teilnahme am besonderen Besteuerungsverfahren kann seit dem 01.04.2021 mit Wirkung zum 01.07.2021 elektronisch über das BZStOnline‑Portal (BOP) beantragt werden.

Haben Sie die Lieferschwelle überschritten?

Bei Amicron-Faktura finden Sie auf der Heute-Seite unter Finanzen eine Summierung von Nettoumsätzen mit Privatkunden aus der EU (Jahreswert), so dass Sie einfach erkennen können, ob die Lieferschwelle erreicht wurde. Mit Klick auf den Umsatzwert lassen sich zur Kontrolle die entsprechenden Aufträge auflisten.

One-Stop-Shop aktivieren

Wenn Sie die Lieferschwelle überschritten haben und One-Stop-Shop (OSS) nutzen möchten, müssen Sie dies in Amicron-Faktura zunächst aktivieren. Erst dann werden die dafür notwendigen Optionen im Programm angezeigt.

Rufen Sie dazu in den Programmoptionen die Seite “Steuersätze” auf. Dort finden Sie ab dem Juni-Release von 2021 folgende neue Option:


Aktivieren Sie die Option One-Stop-Shop (OSS) anwenden / EU-Geringfügigkeitsschwelle für Fernverkäufe überschritten

Tragen Sie dann das Datum ein, ab dem Sie OSS verwenden:  gültig ab 01.07.2021

Ab diesem Datum wird in Aufträgen die Umsatzsteuer des Ziellandes verwendet und ausgewiesen, welche dann über One-Stop-Stop gemeldet werden kann.

Falls Sie die Lieferschwelle aktuell noch unterschreiten und erst später mit OSS beginnen, können Sie statt dem 1.7.2021 ein späteres Datum eintragen.

Sollte in zukünftigen Jahren die Lieferschwelle wieder unterschritten werden, lässt sich auch ein Enddatum eintragen. Wenn die Lieferschwelle dann irgendwann erneut überschritten werden sollte, können Sie über den „+“ Schalter weitere Zeiträume für OSS hinzufügen.

Steuersätze anlegen

Um Aufträge über One-Stop-Shop (OSS) abwickeln zu können, müssen die von Ihnen belieferten EU-Länder bei den Steuersätzen eingetragen werden.

Rufen Sie dazu in den Programmoptionen die Seite “Steuersätze” auf.

Wählen Sie in der Tabelle den Steuersatz “1” (voller Steuersatz) an und drücken dann den Schalter “Steueranpassungen & Lieferschwellen”.

Legen Sie dort über “Neu” einen neuen Datensatz an. Beim Land ist das Länderkürzel einzutragen, das Sie auch bei der Adresse als Land verwenden (es muss bei “System > Einstellungen 2/2” als EU-Land eingetragen sein).  Bei Steuer% tragen Sie den Steuersatz für dieses Land ein, der dort für den “vollen Steuersatz” gilt. Gültig ab und Gültig bis muss nicht ausgefüllt werden, ein Eintrag ist für OSS nicht notwendig.

Speichern Sie die Eingaben über den OK-Schalter. Der Eintrag sollte jetzt in der Liste der Steueranpassungen aufgeführt sein. Schließen Sie das Fenster über OK.

Wählen Sie jetzt in der Tabelle den Steuersatz “2” (ermäßigter Satz) an und drücken dann den  Schalter “Steueranpassungen & Lieferschwellen”. Tragen Sie dort für die belieferten EU-Länder den ermäßigten Steuersatz ein.

Sofern für Sie weitere ermäßigte Steuersätze der jeweiligen EU-Länder relevant sind, hinterlegen Sie diese bitte ebenfalls nach dem gleichen Schema bei den Steuersätzen 3, 4 & ggfs. 5.

Sobald der EU-Steuersatz eingetragen ist, wird er bei allen Aufträgen, die an Privatkunden aus dem jeweiligen Land ausgestellt werden, mit der entsprechenden Steuer gerechnet und auf dem Auftrag ausgedruckt. Formularanpassungen beim Drucklayout sind dazu nicht notwendig. Bei der Eingabe der Auftragspositionen werden bei den betroffenen Aufträgen in der Spalte „St.“ (Steuersatz) hinter dem Steuerkürzel zusätzlich die Steuerprozente angezeigt.

Fibu-Konten

Wenn Sie die Schnittstelle zur Fibu oder DATEV aktiviert haben, müssen Sie bei jedem angelegten EU-Steuersatz auch die Fibu-Konten hinterlegen. Falls für das Land keine Konten eingetragen sind, wird auf die Konten des übergeordneten Steuersatzes zurückgegriffen (Inland), was dann in der Buchhaltung bei der Umsatzsteuer zu Problemen führt. Sie können für jedes Land ein eigenes Konto verwenden oder ein gemeinsames Konto für alle EU-Länder. Für volle und reduzierte Sätze sollten auf jeden Fall getrennte Konten verwendet werden.

Die Auswertung für die OSS-Meldung basiert auf den gespeicherten Auftragsdaten. Wenn Sie die Quartalsmeldung für OSS vom Steuerberater durchführen lassen und ihm dazu die Fibu-Buchungen übergeben, sprechen Sie mit ihm bitte rechtzeitig die Konten ab und tragen diese bei den Steuersätzen ein.

Artikel: abweichende Steuersatzzuordnung für bestimmte EU-Länder

Bei den Artikelstammdaten kann bei Bedarf eine abweichende Steuersatzzuordnung pro Land eingetragen werden. Dieses Feature ist neu ab dem Release vom 1.6.2021.

In Dänemark gilt z.B. bei Büchern der volle Steuersatz. Wenn Sie über OSS ein Buch nach Dänemark verkaufen, darf also nicht der beim Artikel eingestellte reduzierte Satz verwendet werden. Deshalb müssen Sie beim Artikel auf der Kartei “Steuersätze” einen Eintrag “voller Steuersatz DK (25%)” ergänzen.


Aufträge: Netto oder Brutto?

Ein Auftrag kann mit der Steuereinstellung “inkl.” oder “zzgl.” erstellt werden. Bei abweichenden EU-Steuersätzen ist dies ausschlaggebend dafür, ob der Netto- oder Bruttopreis des Artikels verwendet wird.

Steuer inkl.: der Bruttopreis wird aus den Artikelstammdaten übernommen und der Nettopreis auf Basis des gültigen EU-Steuersatzes neu berechnet.

Steuer zzgl.: der Nettopreis wird übernommen und der Bruttopreis neu berechnet

Auftrag: Ist es ein OSS?

Sobald Sie einen Auslandsauftrag mit einem Zielland innerhalb der EU anlegen, wird bei im Auftrag rechts neben dem Feld “Steuer” die Option “OSS Auftrag” aktiviert.

Voraussetzung:

  • Beim Land ist ein EU-Land eingetragen
  • Die UStID ist leer (es ist also ein Privatkunde und keine Geschäftskunde)
  • Sie haben in den Programmoptionen One-Stop-Shop (OSS) anwenden aktiviert (siehe oben)
  • Das Datum des Auftrags ist >= 1.7.2021 (bzw. dem von Ihnen eingestellten Startzeitpunkt)

Beim Auftrag wird dann automatisch die für das Zielland gültige Steuer verwendet und auf der Rechnung ausgewiesen.

Ein Auftrag kann von OSS ausgeschlossen werden, indem bei „Steuer“ die Option “OSS Auftrag” entfernt wird.

Importierte Aufträge aus dem Shop

Die Konfiguration für das OSS-Verfahren muss grundsätzlich auch in Ihrem Shopsystem vorgenommen werden.

Konkrete Informationen stellt Ihnen der jeweilige Anbieter des Shopsystems zur Verfügung.

Shopware 5: https://docs.shopware.com/de/shopware-5-de/einstellungen/shopeinstellungen-allgemein#steuer

Gambio: https://www.gambio.de/blog/eu-umsatzsteuerreform-wie-gambio-euch-jetzt-hilft/

OSS-Aufträge werden beim Shop-Import ebenfalls automatisch erkannt.

Voraussetzung:

  • Sie haben die entsprechende Konfiguration in Ihrem Shopsystems vorgenommen.
  • Die Steuersätze in Amicron-Faktura wurden angepasst und die von Ihnen belieferten EU-Länder hinterlegt.

OSS-Meldung durchführen

Alle Aufträge, die als “OSS Auftrag” gekennzeichnet sind (siehe oben), werden in die Meldung aufgenommen. Die Daten basieren auf den gespeicherten Aufträgen und nicht auf den generierten Fibu-Buchungen. Die Meldung ist somit auch für Anwender ohne aktivem Fibu-Modul möglich.

Wenn Ihr Steuerberater die Meldung durchführen soll, übergeben Sie die Buchungen über die integrierte DATEV-Schnittstelle. Dort werden mit dem Update die notwendigen neuen Felder EU-Land und UStID (Bestimmung)“ und „EU-Steuersatz (Bestimmung)“ übergeben.

Das Durchführen der OSS-Meldung wird zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht unterstützt. Wir gehen aktuell davon aus, dass wir diese Funktion bis September 2021 fertiggestellt haben.

Ihre Anforderungen?

Haben Sie Fragen oder weitere Wünsche zum Thema One-Stop-Shop? Schreiben Sie bitte direkt in das Kommentarfeld dieses Beitrags oder nutzen Sie das Kontaktformular.

Anpassung der Steuersätze bei Amicron-Faktura 13 für die Steuersenkung in 2020

Amicron-Faktura 13 fügt ab dem Release vom 18.6.2020 automatisch die notwendigen Steuersatzanpassungen für die Mehrwertsteuersenkung im 2. Halbjahr 2020 durch.

Sie können diese Anpassung wie folgt kontrollieren:

1. Rufen Sie den Menüpunkt Einstellungen > Programmoptionen auf und wählen dort auf der Seite Steuersätze in der Liste den Steuersatz „1“ an (19%).

Der Steuersatz 1 bleibt bei der Steueranpassung für das 2. Halbjahr 2020 in der folgenden Liste unverändert, d.h. dort steht dann weiterhin 19% und gültig ab dem 01.01.2007. Auch der ermäßigte Satz bleibt auf den alten Werten. Diese Einträge bitte nicht ändern!

Die befristete Steuersenkung wird nicht im Hauptsteuersatz eingetragen sondern bei den angepassten Einstellungen des jeweiligen Steuersatzes hinterlegt. Dies wurde bislang hauptsächlich für Lieferschwellen genutzt.

2. Wählen Sie also Steuersatz „1“ an und klicken dann auf den Schalter Steueranpassungen & Lieferschwellen:

3. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem bei Steuersatz 1 folgender Eintrag für das Land „DE“ vorhanden ist:

Die hier hinterlegte reduzierte Steuer in Höhe von 16% gilt bei Steuersatz 1 für den bei Gültig ab und Gültig bis eingetragenen Zeitraum für alle Kunden und Lieferanten aus Deutschland. Außerhalb des Zeitraums wird automatisch der Hauptsteuersatz verwendet, so dass ab dem 1.1.2021 automatisch wieder mit 19% gerechnet wird.

4. Schließen Sie die Fenster über den OK-Schalter um wieder in die Steuersatz-Liste zurückzukehren.

5. Dort wählen Sie den Steuersatz „2“ an (ermäßigter Satz mit 7%).

6. Klicken Sie dann wieder auf Steueranpassungen & Lieferschwellen.

7. Für Steuersatz 2 ist folgender Eintrag vorhanden:

Hiermit wird der Steuersatz 2 auf 5% reduziert.

8. Schließen Sie das Fenster über den OK-Schalter.

Bitte achten Sie darauf, dass bei den Kunden- und Lieferantenadressen aus Deutschland das eingetragene Länderkürzel „DE“ lauten muss oder leer sein muss, damit der angepasste Steuersatz ermittelt werden kann. Wenn Sie bislang „D“ bei Ihren Adressen eingetragen haben, sollten Sie das Land dort leeren oder auf DE ändern.

Was ist beim Schreiben von Aufträgen zu beachten?

Aufträge können wie gewohnt erfasst werden. Sie verwenden also wie üblich bei den Auftragspositionen in der Spalte „St.“ die Steuersätze „1“ und „2“.

Wenn Sie Aufträge an Kunden in Deutschland schreiben wird automatisch mit 16% bzw. 5% gerechnet, sofern das Auftrags- bzw. Lieferdatum zwischen dem 1.7. und dem 31.12.2020 liegt. Bei der Eingabe der Auftragspositionen werden bei den betroffenen Aufträgen in der Spalte „St.“ (Steuersatz) hinter dem Steuerkürzel zusätzlich die Steuerprozente angezeigt.

Ab dem 1.1.2021 wird dann wieder automatisch mit 19% bzw. 7% MwSt. gerechnet, es sind hierfür keine erneuten Einstellungen vorzunehmen.

Die geänderten Steuersätze werden entsprechend auf dem Auftrag ausgedruckt. Formularanpassungen beim Drucklayout sind dazu nicht notwendig, dort werden automatisch die reduzierten Sätze ausgewiesen. Falls Sie die mitgelieferten Auftragsformulare angepasst haben und „19%“ oder „7%“ dort „fest verdrahtet“ eingetragen haben, müssen Sie dies natürlich korrigieren.

Was ist bei den Artikelpreisen zu beachten?

Artikelpreise müssen für die befristete Steuersenkung nicht unbedingt neu kalkuliert werden. Wenn beim Artikel im 2. Halbjahr 2020 noch der Steuersatz von 19% mit dem alten Preis eingetragen ist, wird bei Aufträgen mit “zzgl. MwSt.” (Gewerbekunden) automatisch der Nettopreis des Artikels in den Auftrag übernommen und dann 16% aufgeschlagen. Bei Aufträgen mit “inkl. MwSt.” (Endkunden) wird der alte Bruttopreis übernommen und 16% MwSt. ausgewiesen. Ab dem 1.1.2021 wird dann automatisch wieder mit 19% MwSt. gerechnet, auch hier ist also keine Neukalkulation notwendig.

Wenn Sie die Artikelpreise neu kalkulieren möchten, verwenden Sie bitte in der Artikelverwaltung den Menüpunkt „Extras > Preiskalkulation“. Dort finden Sie auf der Kartei Netto/Brutto-VK-Anpassung bei MwSt.-Änderung durchführen folgende Optionen, um den Netto- oder Bruttopreis für alle oder gefilterte Artikel neu berechnen zu lassen. Die Dokumentation können Sie im Programm über die F1-Taste aufrufen oder hier über diesen Link.

Die Neuberechnung der Artikelpreise sollte erst ab dem 1.7.2020 durchgeführt werden, da die Berechnung stets den zum Tagesdatum gültigen MwSt.-Satz verwendet. Wenn Sie die Neuberechnung vor dem 1.7.2020 aufrufen, wird wie im obigen Bild sichtbar mit 19% gerechnet, ab dem 1.7.2020 wird in obiger Maske für Steuersatz 1 dann 16% ausgewiesen.

Wenn Sie die Preise zum 1.7.2020 neu berechnen, müssen Sie nach dem Ende der Steuersenkung zum 1.1.2021 erneut eine Netto/-Brutto-Kalkulation vornehmen.

Was ist bei der integrierten Fibu und der DATEV-Schnittstelle zu berücksichtigen?

Damit die reduzierte Steuer beim Buchen zur Verfügung steht, wird von Amicron-Faktura 13 bei den Steuersätzen automatisch ein neuer Steuersatz „3“ für 16% und Steuersatz „4“ für 5% eingefügt. Diese Steuersätze sollten ausschließlich im Fibu-Modul bei manuell eingegeben Buchungen genutzt werden, aber nicht im Auftrag eingegeben werden. Dort ist weiterhin Steuersatz 1 und 2 zu verwenden.

Die Fibukonten für die automatisch erstellten Buchungen sind beim Steuersatz 1 und 2 im Fenster Steueranpassungen & Lieferschwellen hinterlegt und können dort über den Ändern-Schalter geprüft und angepasst werden. Wie Sie die neuen Konten in den Kontenplan einfügen, haben wir in diesem Beitrag beschrieben.

Für die Umsatzsteuervoranmeldung ab Juli wird es zwar kein neues UStVA-Formular geben und auch kein Update für die Elster-Schnittstelle notwendig sein, Sie benötigen trotzdem für die Übertragung der UStVA für Zeiträume ab Juli 2020 eine Aktualisierung auf das aktuelle Release.

 

Bitte beachten: Obige Funktionen setzen Amicron-Faktura 13 und mindestens das Release vom 18.6.2020 voraus (siehe Titelleiste des Programms). Anwender der aktuellen Version erhalten das Release kostenlos, bitte rufen Sie vor dem 1.7.2020 rechtzeitig den Menüpunkt „Hilfe > Programm aktualisieren“ auf!

Falls Sie noch Amicron-Faktura 12 oder älter einsetzen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf, damit wir Ihnen ein Update-Angebot senden können.

Mehrwertsteuersenkung 2020 mit Amicron-Faktura

Im Rahmen des Konjunkturpaketes wurde am 3.6.2020 kurzfristig beschlossen, die Mehrwertsteuer in Deutschland vom 1.7.2020 bis zum 31.12.2020 auf 16% (voller Satz) bzw. 5% (reduzierter Satz) zu senken. Auch wenn der Gesetzesentwurf hierfür noch nicht verabschiedet wurde, bereiten wir alles Notwendige vor, sodass Sie mit Amicron-Faktura eine einfache und schnelle Umstellung durchführen können. Hierzu gehört sowohl eine entsprechende Anleitung als auch ein neues Release mit notwendigen Anpassungen.

Die Programmaktualisierung stellen wir spätestens Ende Juni für alle Kunden der aktuellen Version kostenlos bereit. Sie können das angepasste Release dann über das Menü „Hilfe > Programm aktualisieren“ herunterladen.

Bitte abonnieren Sie unseren Newsletter, wenn Sie zu diesem Thema automatisch informiert werden möchten.

Für veraltete Versionen (Amicron-Faktura 12 und älter) werden wir kein neues Release anbieten. Wenn Sie noch eine dieser alten Versionen einsetzen, empfehlen wir Ihnen dringend ein Update auf den aktuellen Stand.

Als Vorbereitung hier bereits einige Informationen:

Die Änderung der Mehrwertsteuersätze hat u.a. Auswirkung auf folgende Programmbereiche:

1. Artikelstamm: Preiskalkulation
2. Auftragsbearbeitung
3. Fibu und DATEV-Schnittstelle
4. Umsatzsteuervoranmeldung

Artikelpreise netto oder brutto anpassen

Für die Neuberechnung der Artikelpreise gibt es im Artikelstamm im Menü „Extras > Preiskalkulation“ bereits eine entsprechende Funktion (Kartei „Netto-Brutto-VK-Anpassung bei MwSt. Änderung“). Das ist noch ein Relikt der letzten MwSt.-Erhöhung von 2007.
Hier können Sie wählen, ob die Bruttopreise angepasst werden sollen und die Nettopreise unverändert bleiben oder umgekehrt. Im einfachsten Fall wählen Sie „alle Artikel“. Wenn es nicht einheitlich für alle Artikel erfolgen soll, können Sie die Artikel filtern und separat den Netto- oder Brutto-Preis anpassen. Optional gibt es auch die Möglichkeit die Preise zu runden.

Sie können es sich aber auch einfach und bequem machen und sich die Preiskalkulation ersparen. Denn wenn beim Artikel im 2. Halbjahr 2020 noch der Steuersatz von 19% mit dem alten Preis eingetragen ist, wird bei Aufträgen mit “zzgl. MwSt.” (Gewerbekunden) automatisch der Nettopreis des Artikels übernommen und dann 16% aufgeschlagen. Bei Aufträgen mit “inkl. MwSt.” (Endkunden) wird der alte Bruttopreis übernommen und 16% MwSt. ausgewiesen. Ab dem 1.1.2021 wird dann automatisch wieder mit 19% MwSt. gerechnet, auch hier ist also keine Neukalkulation notwendig.

Auftragsbearbeitung

Die Mehrwertsteuer kann in den Einstellungen zentral angepasst werden. Dabei wird auch ein entsprechender Gültigkeitszeitraum hinterlegt.
Wie Sie die Steuersätze zum 1.7.2020 und dem 1.1.2021 anpassen müssen, haben wir hier dokumentiert.

Bei Aufträgen, die im zweiten Halbjahr 2020 geschrieben werden, wird dann automatisch mit dem angepassten MwSt.-Satz. gerechnet. Eine Anpassung der Ausdrucke bzw. Drucklayouts ist nicht notwendig, da die von uns ausgelieferten Druckformulare auf den eingestellten MwSt.-Satz zurückgreifen. Wenn Sie jedoch eigenständig Formulare anpasst haben und „19%“ oder „7%“ fest eingetragen haben, müssen Sie diese natürlich korrigieren.

Wenn das Liefer- oder Leistungsdatum vom Auftragsdatum abweicht, wird dies entsprechend berücksichtigt.

Fibu und DATEV-Schnittstelle

Wenn Sie die Fibu- oder DATEV-Schnittstelle aktiviert haben, müssen Umsätze und Umsatzsteuer der reduzierten Sätze auf separate Fibukonten gebucht werden, damit eine saubere Trennung zu den Konten für 19% bzw. 7% erfolgt. Diese Fibukonten können bei Amicron-Faktura in den Steuersatzeinstellungen hinterlegt werden. Die Konten werden von der DATEV festgelegt. Hierzu ist eine Aktualisierung des Kontenplans notwendig.

Bei der DATEV-Schnittstelle sind für die Steueränderung Anpassungen notwendig, so dass Sie für den DATEV-Export stets die aktuelle Releaseversion verwenden sollten (mindestens das Release von Juli).

Umsatzsteuervoranmeldung mit der integrierten Fibu

Für die integrierte UStVA müssen die entsprechenden neuen Fibukonten angelegt werden und dem passenden Feld der UStVA zugeordnet werden. Hierfür haben wir den Kontenplan aktualisiert, den Sie in Ihre Datenbank importieren können, siehe dieser Beitrag. Um dann die UStVA via Elster-Schnittstelle an das Finanzamt übertragen zu können, ist für Zeiträume ab Juli 2020 die aktuelle Releaseversion notwendig, die ab Ende Juli bereitsteht.

Wichtige Hinweise zum Jahreswechsel

Als Anwender unseres Programms Amicron-Faktura finden Sie hier einige Tipps, was beim Jahreswechsel zu beachten ist.

Über die folgenden Links können Sie die entsprechenden FAQ-Beiträge aufrufen:

Wie wird für 2020 ein neuer Nummernkreis eingerichtet?

Wie wird ein neues Wirtschaftsjahr angelegt?

Wie kann eine Inventur durchgeführt werden? Wie lässt sich eine Inventurliste drucken?

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Wie wird für 2020 ein neuer Nummernkreis eingerichtet?

Dieser Beitrag geht auf zwei wichtige Fragen ein, die zum Jahreswechsel immer wieder gestellt werden:

1. Wie kann man einen neuen Nummernkreis für die Aufträge ab 2020 einstellen?
2. Kann die Rechnungsnummer am Jahresanfang wieder auf den alten Startwert zurückgesetzt werden?

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