Wie wird für 2020 ein neuer Nummernkreis eingerichtet?
Dieser Beitrag geht auf zwei wichtige Fragen ein, die zum Jahreswechsel immer wieder gestellt werden:
1. Wie kann man einen neuen Nummernkreis für die Aufträge ab 2020 einstellen?
2. Kann die Rechnungsnummer am Jahresanfang wieder auf den alten Startwert zurückgesetzt werden?
Es ist nicht möglich, einen Nummernkreis zu verwenden, der bereits in vorigen Jahren genutzt wurde. Auftragsnummern müssen eindeutig sein und dürfen nicht doppelt vergeben werden. Die doppelte Vergabe wird automatisch abgefangen indem immer die nächste freie Auftragsnummer ermittelt wird.
Wählen Sie deshalb für das neue Jahr einen neuen höheren Nummernkreis!
Überlegen Sie zuerst, wieviele Aufträge Sie voraussichtlich im neuen Jahr maximal schreiben werden. Unterscheiden Sie dabei auch die einzelnen Auftragsarten, also Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift. Sie können die Suchfunktion von AMICRON-FAKTURA verwenden, um z.B. die Anzahl der Rechnungen eines Jahres zu ermitteln.
Tipp:
Wählen Sie für das neue Jahr einen höheren Nummernkreis als in den vorigen Jahren, damit die Aufträge des neuen Jahres nach denen aus den erledigten Jahren aufgelistet werden.
Beispiel für einen Nummernkreis, falls Sie pro Auftragsart nicht mehr als 2000 Aufträge in einem Jahr erwarten:
2019:
Angebot: 190000
Auftragsbestätigung: 192000
Lieferschein: 194000
Rechnung: 196000
Barrechnung: 196000 (identischer Nummernkreis wie Rechnungen)
Gutschrift: 195000
2020:
Angebot: 200000
Auftragsbestätigung: 202000
Lieferschein: 204000
Rechnung: 206000
Barrechnung: 206000 (identischer Nummernkreis wie Rechnungen)
Gutschrift: 205000
Um den neuen Nummernkreis einzustellen, rufen Sie über das Menü „Einstellungen“ die Programmoptionen auf und geben auf der Seite „Aufträge > Nummernkreise“ die neuen Nummern ein.
Wenn Sie anschließend neue Aufträge erstellen, wird die neue Auftragsnummer gemäß der angepassten Nummernkreise ermittelt.