Wie ist es möglich bei einer Adresse mehr als eine E-Mail-Adresse zu speichern?

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Bei Amicron-Faktura kann bis zur Version 9.0 pro Adresse maximal eine E-Mail-Adresse gespeichert werden. Gleiches gilt für Amicron-Mailoffice bis zur Version 3.5. Falls Sie mehr als eine E-Mail-Adresse hinterlegen möchten, können Sie diese entweder im Bemerkungsfeld oder den Freifeldern eingeben. Besser ist es jedoch, einen weiteren Ansprechpartner anzulegen und die E-Mail dort einzutragen. Diesen Weg sollten Sie bei Firmenadressen immer dann wählen, wenn es sich z.B. um die E-Mail-Adresse eines bestimmten Mitarbeiters handelt. Der Vorteil: Wenn Sie mit Amicron-Mailoffice Serienbriefe und Serien-E-Mails erstellen, kann der Ansprechpartner mit seiner persönlichen Anrede angesprochen werden.

Beliebig viele E-Mail-Adressen möglich

Ab Amicron-Faktura 10 und Amicron-Mailoffice 4.0 lassen sich zu jeder Adresse beliebig viele E-Mail-Adressen hinterlegen.

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Suchfunktion: Können auch Jokerzeichen verwendet werden?

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Bei der Suche können auch Platzhalter verwendet werden. Durch Einfügen eines Unterstrichs („_“) werden alle Einträge gefunden, die an dieser Stelle ein beliebiges Zeichen verwenden. So findet der Suchbegriff „M_ller“ sowohl Müller, Möller als auch Miller. Alternativ kann der Platzhalter „%“ verwendet werden, wenn alle Einträge aufgelistet werden sollen, die beliebig viele Zeichen an der angegebenen Stelle haben. „M%ller“ findet z.B. Müller, Mueller, Müllermilch, Möller, Möllers Buchladen etc.

Wie kann ich einstellen, welche Adressfelder in die Zwischenablage kopiert werden sollen?

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Die Daten eines Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiters können über einen Schalter und den Hotkey STRG+K  in die Zwischenablage kopiert werden, um sie z.B. in die Textberarbeitung zu übernehmen (STRG+V). Welche Datenfelder in die Zwischenablage kopiert werden sollen, lässt sich dabei durch eine anpassbare „Maske“ frei definieren, siehe Programmoptionen > Adressen > Einstellungen 1/3. 

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Wie können Ansprechpartner importiert werden?

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Bei AMICRON-FAKTURA haben Sie die Möglichkeit zu jedem Kunden beliebig viele Ansprechpartner zu hinterlegen.

Ansprechpartner können mit AMICRON-FAKTURA ab Version 10 über den Menüpunkt „Extras > Datenimport > Ansprechpartner“ aus einer externen Datei eingelesen werden.

Die Importdatei muss wie folgt aufgebaut sein:

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Wie können Adressen importiert werden?

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Das folgende (Schulungs-) Video zeigt Ihnen, wie Sie vorgehen müssen, um vorhandene Adress- bzw. Kundendaten zu importieren:

www.Amicron-Software.de/video/kundenimport/Kundenimport.html

Voraussetzung: Flash-Player; Bildschirmauflösung 1280×1024 empfehlenswert

Die entsprechende Dokumentation finden Sie im Kapitel Datenimport > Stammdaten importieren.

Fehler bei der Datenrücksicherung mit dem Firebird-Backupprogramm gbak

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In diesem Beitrag wird auf die folgenden Probleme eingegangen, die beim Wiederherstellen von Firebird-Datenbanksicherungen (*.fbk) auftreten können:

– Fehler „Expected Backup-Version 1, 2, 3 … Found 9“
– Fehler während der Rücksicherung: „Ende der Datei (EOF) erreicht.“
– Fehler beim Start der Rücksicherung: expected backup description record

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Gemeinsame Datenbank manuell einrichten

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Die Datenbankdatei kann nicht nur durch die Installationsroutine eingerichtet werden, sondern auch „von Hand“.

Eine manuelle Einrichtung der Datenbank ist z.B. in folgenden Situationen notwendig:
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Kann die Datenbank auf einem externen Laufwerk (NAS, USB-Festplatte) abgelegt werden?

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Nein, das wird nicht unterstützt. Die Datenbank muss sich während der Nutzung auf einem internen Laufwerk befinden. Die Datensicherungsdatei (*.fbk) kann jedoch problemlos auch auf externen Festplatten erstellt werden.

Nach Import von Mailoffice 2.0: E-Mails werden nicht angezeigt

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Wenn direkt nach der Datenübernahme aus Amicron-Mailoffice 2.0 in Mailoffice keine E-Mail-Ordner und E-Mails sichtbar sind, liegt das daran, dass Sie noch unter dem mitgelieferten Muster-Benutzer angemeldet sind.

Nachdem Sie das Programm neu installiert haben, werden Sie beim Programmaufruf automatisch als Administrator-Benutzer angemeldet. Da die aus AMICRON-MAILOFFICE 2.0 übernommenen E-Mails benutzerspezifisch sind (jeder Benutzer hat seine eigenen E-Mail-Ordner), müssen Sie also nach dem Import erst über das Menü „Stammdaten > .. abmelden“ unter dem passenden Benutzer im Programm anmelden. Anschließend sollten die E-Mails des jeweiligen Benutzers im E-Mail-Center korrekt angezeigt werden. Prüfen Sie ggfs. in der Benutzerverwaltung, ob die Benutzer korrekt übernommen wurden.

Falls Sie beim Import auch Daten aus Top-Faktura 7.0 übernommen haben, wurden die Benutzerdatenbanken aus Top-Faktura 7.0 und AMICRON-MAILOFFICE 2.0 zusammengeführt. Falls Sie in beiden Programmen mit nicht identischen Benutzerkürzeln bzw. Namen gearbeitet haben, sollten Sie doppelte Benutzerkonten löschen.

Wie kann ich die Datenbank auf einen neuen PC umziehen?

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Erstellen Sie zunächst auf dem alten Rechner eine Datensicherung, indem Sie den Menüpunkt „Extras > Datensicherung > erstellen“ aufrufen. Es wird eine Datensicherungsdatei mit der Dateiendung FBK erstellt, die alle Daten und Druckformulare enthält. Kopieren Sie die erstellte Sicherungsdatei anschließend auf den neuen Rechner.

Installieren Sie nun auf dem neuen Rechner Amicron-Faktura bzw. Amicron-Mailoffice (sofern noch nicht erfolgt). Über das Menü „Extras > Datensicherung > zurückholen“ können Sie die erstellte Datensicherungsdatei zurückholen.

Danach können Sie auf dem neuen PC mit den Daten weiterarbeiten.

Falls Sie die integrierte Dokumentenverwaltung nutzen, müssen Sie die Dokumente ggfs. manuell auf den neuen PC umziehen, da diese nicht in der Datenbank bzw. der Datenbanksicherung enthalten sind.