Die Ausstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen ist im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Details hierzu gibt es z.B. bei der IHK.

Amicron-Faktura 14 unterstützt die zwei wichtigsten E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung. Die Umstellung auf E-Rechnung ist im Prinzip recht einfach. Wie das geht und was man wissen sollte, haben wir hier zusammengefasst.

Die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD

Bei der XRechnung handelt es sich um eine maschinenlesbare Datei, in der die Rechnungsdaten im XML-Format enthalten sind. Sie hat kein Belegbild und ist für den Laien kaum lesbar.

ZUGFeRD ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, da es aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format besteht.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung handelt es sich um ein PDF-Dokument, in dem zusätzlich zu dem gewohnten „Ausdruck“ der Rechnung auch die maschinenlesbaren Daten enthalten sind. In der PDF-Datei ist dann als Anlage die Rechnung im XML-Format eingebettet, so dass beim Versand der PDF-Datei auch automatisch die X-Rechnung verschickt wird.

Wer verwendet XRechnung, wer ZUGFeRD?

Wenn Sie eine Rechnung an Bundes- oder Landesbehörden ausstellen müssen, verlangen diese bereits seit 2020 das XRechnung-Format. Die XRechnung muss dann über einen Webservice (Peppol) an die Behörde  übertragen werden. Inzwischen unterstützen Behörden auch den aktuellen ZUGFeRD-Standard.

Für kleine und mittlere Unternehmen ist das ZUGFeRD-Format einfacher zu nutzen als die rein maschinenlesbare XRechnung. Wir empfehlen Ihnen deshalb, ZUGFeRD einzusetzen und gehen stark davon aus, dass ab 2025 meist das ZUGFeRD Format verwendet werden wird.

Rechnungen automatisch im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format versenden

Mit Amicron-Faktura können alle Rechnungen automatisch im ZUGFeRD oder XRechnung-Format erstellt werden. Dazu müssen Sie einmalig in Ihrem Rechnungsformular diejenige Option aktivieren, mit der die PDF-Datei im ZUGFeRD-Format erstellt wird.

Wählen Sie dazu das entsprechende Rechnungsformular in der Formularliste an (z.B. wenn Sie das nächste mal „Drucken > Rechnung“ aufrufen) und drücken den Ändern-Schalter.  Es öffnet sich das Fenster „Bearbeiten“. Wählen Sie den Karteireiter „ZUGFeRD/XRechnung“ und dort bei „PDF-Datei im ZUGFeRD-Format senden“ die Option „ZUGFeRD“ oder „XRechnung“. In der Auswahlliste sind verschiedene Versionen aufgelistet, empfehlenswert ist die höchste Version.

Wenn Sie den Dialog über den OK-Schalter schließen, wird die Auswahl gespeichert. Ab dem nächsten Rechnungsdruck wird die PDF-Datei dann im ZUGFeRD-Format erstellt.

Rechnungen an eine abweichende E-Mail-Adresse senden

Viele Firmen möchten E-Rechnungen über eine bestimmte E-Mail-Adresse empfangen, die von der zentralen E-Mail des Unternehmens abweicht. Sie können diese einfach in den Kundenstammdaten auf der Kartei Empfänger hinterlegen.
Wählen Sie dort im Feld „Druck“ die Option „per E-Mail“ und bei „obige Angaben gelten für“ aktivieren Sie „Rechnung“.

 

E-Rechnungen in den Belegen speichern

Eine empfangene E-Rechnung kann im Beleg-Modul von Amicron-Faktura gespeichert werden. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung wird unterhalb der bildlichen Darstellung die XML-Datei angezeigt.

Bei einer XRechnung wird direkt der XML-Inhalt dargestellt.

Die Übernahme der Daten in eine Eingangsrechnung ist momentan in Arbeit und wird im 4. Quartal 2024 über ein Release-Update ausgeliefert.

E-Rechnung mit der alten Programmversion Amicron-Faktura 13

Amicron-Faktura 14 unterstützt die aktuellen Versionen ZUGFeRD 2.1 und XRechnung 3.0, Amicron-Faktura 13 kann Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.1 und XRechnung 2.0 erstellen.

Weitere Informationen

BMF-Schreiben (Entwurf vom 13.6.2024): Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-e-rechnung.html