E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format stellen gewisse Anforderungen an Daten und Einstellungen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Grundlagen zu beachten sind und wie Sie die erforderlichen Optionen in Amicron-Faktura aktivieren.

ZUGFeRD oder XRechnung? Grundlagen und Aktivierung

Wie Sie Rechnungen im ZUGFeRD und XRechnung-Format erstellen können, haben wir im verlinkten Beitrag zusammengefasst:
E-Rechnung – ZUGFeRD und XRechnung mit Amicron-Faktura

Eigene Firmenstammdaten und Bankverbindung prüfen

Prüfen Sie, ob Ihre Daten in Amicron-Faktura korrekt und vollständig hinterlegt sind. Rufen Sie im Menü „Einstellungen“ die Programmoptionen auf und wählen dort die Seite Firma. Ihre folgenden Daten werden von dort in die E-Rechnung übernommen:

• Firmenname, Adresse, Telefon und E-Mail (alle zwingend notwendig, eine fehlende Angabe führt bei der E-Rechnung-Validierung zur Ablehnung der Rechnung)
• Geschäftsführer und/oder Handelsregisternummer (fehlende Angabe führt bei E-Rechnung-Validierung zu Warnungen)
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Leerzeichen ggfs. entfernen), falls Sie keine USt.IdNr. haben, füllen Sie das Feld Steuernummer aus.
• Bankverbindung 1 wird für E-Rechnungen verwendet. Stellen Sie sicher, dass im IBAN Feld nur die reine IBAN eingetragen wurde und keine Bezeichnung „IBAN“.

Bitte beachten:

• Bei ZUGFeRD-Rechnungen sollte die erste Bankverbindung auch im PDF-Layout gedruckt werden (und nicht die zweite oder dritte Bankverbindung).
• Wenn auf der gedruckten Rechnung die Bank bislang „hartcodiert“ in das Drucklayout eingefügt wurde (und somit nicht aus den Bankfeldern der Programmoptionen stammt), müssen Sie diese Bank nun auf der Seite „Firma“ bei Bank 1 eintragen!

Einstellungen für Leitweg-ID und Bestellnummer durchführen

Sie müssen einstellen, welche Felder Sie für die Leitweg-ID und Bestellnummer verwenden.
Bitte rufen Sie über das Menü Einstellungen die Programmoptionen auf und wählen dort die Seite Schnittstelle > ZUGFeRD / XRechnung

Wählen Sie hier das Feld aus, in dem Sie die Bestellnummer im Auftrag eintragen.
Der Inhalt des Feldes wird dann in die E-Rechnung übernommen (Feld BT-13, XRechnung: OrderReference, ZUGFeRD: BuyerOrderReferencedDocument > IssuerAssignedID).

Infos zur Leitweg-ID finden Sie in der Dokumentation:
https://amicron.de/onlinehilfe/amicron-faktura14/index.html?einstellungen_zugferd_xrechnung.htm

Erstellen Sie Aufträge mit Nettopreisen (Option „Steuer zzgl.“)

Der ZUGFeRD- und XRechnung-Standard wurde für den Rechnungsaustausch von Unternehmen entwickelt und bevorzugt deshalb in erster Linie Nettobeträge. Erstellen Sie in Amicron-Faktura bitte die Rechnungen mit der Option „Steuer zzgl.“.

Nicht empfehlenswert ist die Option „Steuer inkl.“, denn dabei werden Bruttopreise ausgewiesen, auf deren Basis dann die Steuer berechnet wird. Das kann somit zu Rundungsdifferenzen führen. Diese Differenzen werden dann zwar gemäß Vorschrift in „ram:RoundingAmount“ (BT-114) geschrieben (im ZUGFeRD Basic-Profil nicht möglich), können aber unter Umständen trotzdem zur Ablehnung der E-Rechnung führen.

Wenn Sie beim Drucken einer Rechnung folgende Meldung erhalten, ist bei Ihnen das E-Rechnung-Format „ZUGFeRD Basic“ aktiviert worden und sollte dann auf „ZUGFeRD Comfort“ geändert werden:

Hinweis: Es gibt eine Rundungsdifferenz von 0,01 EUR.
Die Übergabe einer Rundungsdifferenz wird erst ab der Comfort-Version (EN16931) unterstützt.

Prüfen Sie die Zahlweise

Bei einer Rechnung muss im Feld Zahlweise gewählt werden, wie die Rechnung bezahlt wird. Die Zahlfrist ist im Feld „Zahlbar in … Tagen“ einzutragen.

Computer kommen mit Zahlen besser klar als mit Text. Deshalb muss in den Daten der E-Rechnung nicht nur die Bezeichnung der Zahlweise eingetragen werden, sondern auch ein passender Code. Dieser Code wird von Amicron-Faktura automatisch anhand der Zahlweise ermittelt (siehe Liste unten), so dass Sie sich um diesen Code nicht kümmern müssen.

Sicherheitshalber haben wir bei den Zahlweisen ein neues Feld ergänzt, in dem Sie selbst einen Code eintragen können, falls Sie andere Zahlweisen oder Codes verwenden.
Rufen Sie dazu über den Menüpunkt „Einstellungen“ die Programmoptionen auf und wählen in der Liste den Eintrag Allgemein > Lieferart / Zahlweise an.

Wenn Sie Zahlweisen nutzen, die nicht in folgender Liste enthalten sind, tragen Sie bei der Zahlweise über den Ändern-Schalter den Code in das Feld „Paymentmeans code für E-Rechnung“ ein.

Die gültigen Codes finden Sie unter https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/UNCL4461/

Zahlweise => Code
Scheck: 20
Rechnung: 30
Kreditkarte: 48
Überweisung: 58
SEPA-Lastschrift: 59
Lastschrift oder Bankeinzug: 49

Beispiel:
Sie haben eine Zahlweise „Zahlbar sofort“ angelegt.
Wählen Sie diese Zahlweise in der Liste aus, drücken den Ändern-Schalter und tragen den Code 58 ein.