Wie kann das doppelte Einfügen der E-Mail-Signatur verhindert werden?
In folgenden Situationen kann es vorkommen, dass die in Amicron-Mailoffice eingestellte Standardsignatur in eine E-Mail doppelt eingefügt wird:
- Sie versenden in Amicron-Faktura einen Auftrag per E-Mail und haben beim Druckformular den fertigen E-Mail-Text inkl. Signatur eingetragen.
- Sie fügen in Amicron-Mailoffice einen Textbaustein ein, der bereits eine Signatur enthält.
Wenn Sie mit Amicron-Faktura Aufträge oder Bestellungen per E-Mail versenden, können Sie bereits beim Druckformular den E-Mail-Text voreinstellen und natürlich auch eine Signatur vorgeben. Sobald Amicron-Mailoffice die E-Mail entgegen nimmt, werden allerdings auch die eingestellten Optionen zum Einfügen der Signatur ausgeführt. Wenn Sie also bei neuen E-Mails immer automatisch Ihre Signatur einfügen lassen, ist die Signatur nun zweimal in der E-Mail enthalten, einmal via Amicron-Faktura und einmal von Amicron-Mailoffice.
Um dies zu vermeiden, gibt es bei Amicron-Mailoffice ab Version 4.0 die Möglichkeit Ausnahmen für das Einfügen der Signatur einzustellen. Rufen Sie dazu im E-Mail-Center den Menüpunkt „Extras > E-Mail-Optionen“ auf und klicken auf der Seite „E-Mail-Format“ auf den Link „Ausnahmen festlegen…“. Es erscheint eine Liste, in der Sie eingeben können, unter welchen Umständen keine Signatur eingefügt werden soll. Es ist voreingestellt, das keine Signatur einfügt wird, wenn im E-Mail-Text bereits „Mit freundlichen Gruß“ bzw. „Mit freundlichen Grüßen“ enthalten ist.
Die Ausnahmen werden auch beim Einsatz der Textbausteine berücksichtigt. In der Praxis enthalten viele Textbausteine bereits den kompletten Text inkl. Signatur. Wenn nun der bereits fertige Text in die E-Mail übernommen wird, wird keine Signatur mehr ergänzt. Wird hingegen nur ein Textfragment übernommen, wird die Signatur wie gewohnt ergänzt, genauso wie bei neu erstellten E-Mails oder bei Antworten – sofern dies so eingestellt wurde.
