Amicron-Mailoffice 4.0: E-Mails mit drei Mausklicks beantworten – jetzt noch schneller dank neuer Favoriten-Texte

Amicron-Mailoffice bietet bereits seit der ersten Version die Möglichkeit häufig verwendete Texte und Standard-E-Mails als Textbausteine zu hinterlegen, die sich per Mausklick in die E-Mail übernehmen lassen, um Routineaufgaben effizienter erledigen zu können.

Wenn Sie Amicron-Mailoffice einsetzen, werden sich im Laufe der Zeit viele Textbausteine ansammeln. Einige werden häufig verwendet, manche nur selten. Damit Sie Ihre E-Mails jetzt noch schneller beantworten können, lassen sich ab Version 4.0 wichtige Texte als Favoriten kennzeichnen.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie die Favoriten-Texte effizient einsetzen können.

Falls Sie z.B. häufig dieselben Prospekte, Preislisten, Serviceanfragen etc. versenden, kennzeichnen Sie diese Textbausteine einfach als Favoriten (Textbausteinliste >  rechte Maustaste > Kontextmenü „als Favoriten kennzeichnen“).

textbausteine-als-favoriten-kennzeichnen

Die Favoriten-Texte stehen dann direkt als Auswahlliste unterhalb derjenigen Schalter zur Verfügung, über die Sie die Antwort bzw. die neue E-Mail erstellen. Texte können so einfach und schnell in die E-Mail übernommen werden, ohne jedesmal das Textbausteinfenster aufrufen zu müssen.

Auch Dateianlagen werden automatisch übernommen. Das manuelle Einfügen von z.B. PDF-Preislisten entfällt, sofern die Anlagen bereits beim Textbaustein hinterlegt wurden.

Das Beantworten mit Favoriten-Texten geht mit drei Mausklicks wie folgt:

1. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Antworten-Schalter oder drücken Sie die Tastenkombination AltGr+A.

e-mail-beantworten-mit-textbaustein-favorit

2. Wählen Sie den gewünschten Text aus der Favoritenliste aus, prüfen die erstellte Antwort und ergänzen diese ggfs. noch manuell.

3. Klicken Sie auf Senden.

Das Erstellen neuer E-Mails mit Hilfe der Favoriten geht mit drei Mausklicks wie folgt:

1. Auf den Pfeil rechts neben dem Schalter „Neue E-Mail“ klicken (funktioniert sowohl im E-Mail-Center als auch direkt in der Kundenverwaltung beim E-Mail-Schalter in der Schalterleiste rechts oben – auch in Amicron-Faktura ab Version 10)

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2. Den gewünschten Text aus der Favoritenliste auswählen und die erstellte Antwort prüfen und ggfs. manuell ergänzen.

3. Auf Senden klicken.

So fügen Sie Favoriten-Texte mit zwei Mausklicks in eine bereits geöffnete E-Mail ein:

1. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Textbaustein-Schalter oder drücken Sie die Tastenkombination AltGr+I.

e-mail-textbaustein-einfugen

2. Wählen Sie den gewünschten Text aus der Favoritenliste aus.

3. Klicken Sie auf Senden.

Haben Sie weitere Ideen, wie sich das Schreiben und Beantworten von E-Mails optimieren läßt? Wir freuen uns auf Ihre Anregung, die Sie uns z.B. als Kommentar zu diesem Blogbeitrag mitteilen können.

4 Antworten
  1. gecko
    gecko sagt:

    was ist hierbei der entscheidende Vorteil gegenüber dem in Version 3.5 bereits vorhandenen Filter „Häufig verwendete“? das sind doch schon quasi die Favoriten!?

    • Andreas Kleine
      Andreas Kleine sagt:

      Favoriten können direkt in die E-Mail eingefügt werden, da sie direkt beim Neu- bzw. Antworten-Schalter über den Pfeil-nach-unten-Schalter aufgelistet werden und dort ausgewählt werden können. Man spart sich also den Aufruf des Textbausteinfensters.

  2. Ulrich Lauritzen
    Ulrich Lauritzen sagt:

    Problem gelöst. Man kann bei den Signaturen jetzt Ausnahmen festlegen, unter welchen Bedingungen die Signatur wegfallen soll. Die Ausnahme habe ich angepaßt und schon funktioniert es.

    Also, alles supergut mit dem neuen Programm.
    Danke, die Favoriten sind super.

Kommentare sind deaktiviert.