Kontoauszug abgleichen

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AMICRON-FAKTURA bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, Kontoauszüge einzulesen. Die Buchungen können entweder via Internet direkt von der Bank importiert werden (FinTS-Schnittstelle) oder aus einer Datei ausgelesen werden (MT940-Format). Auch ein Import von Paypal und eBay-Zahlungen ist möglich. Die im Kontoauszug enthaltenen Zahlungen werden automatisch den passenden Aufträgen, eBay-Bestellungen und Lieferantenbestellungen zugeordnet. Auch eine manuelle Zuordnung ist möglich.

Die zugeordneten Aufträge lassen sich dann automatisch verbuchen, d.h. die Offenen Posten werden als bezahlt verbucht und an die Fibu übergeben.

In den Programmoptionen müssen Sie zunächst unter Schnittstelle > Bank (FinTS) / PayPal / eBay Ihre Bankverbindung anlegen, von der die Kontobuchungen importiert werden sollen. Dabei müssen Sie die Funktion Bankzugang synchronisieren einmalig aufrufen.

Klicken Sie auf den Schalter Kontoauszüge abrufen, um die Buchungsdaten vom Bankserver abzuholen.

Buchungen zuordnen und bearbeiten

Zuordnungen anzeigen

Die der angewählten Buchung zugeordneten Datensätze werden im unteren Fensterbereich angezeigt. Wie Sie die Zuordnungen verändern können, erfahren Sie im Kapitel "Zuordnungen bearbeiten".

zugeordneten Auftrag / Kunden aufrufen

In der Spalte Auftragnr. bzw. Kunde wird die Nummer bzw. der Name des Kunden angezeigt, sofern eine Zuordnung erfolgte. Klicken Sie mit der Maus auf den Spalteninhalt, um den entsprechenden Auftrag bzw. Kunden aufzurufen. Hierzu muss die Option "Hyperlinks anzeigen" aktiviert sein, die Sie über das Kontextmenü der Liste einstellen können. Falls die Zahlung einem Lieferanten bzw. einem Wareneingang zugeordnet wurde, wird entsprechend das Bestellmodul bzw. die Lieferantenverwaltung aufgerufen.

Bemerkung hinzufügen

Um eine Bemerkung zu der angewählten Buchung einzutragen, rufen Sie über die rechte Maustaste das Kontextmenü auf und wählen den Menüpunkt "Bemerkung hinzufügen". Wenn bei einer Buchung eine Bemerkung eingetragen wurde, erscheint in der Spalte Bemerkung ein entsprechendes Symbol. Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Symbol, um die Bemerkung zu lesen.

als privat markieren

Wenn bestimmte Zahlungen für andere Benutzer nicht angezeigt werden sollen, können Sie die angewählte Zahlung über diesen Schalter als privat markieren. Ihnen selbst wird die Zahlung weiterhin angezeigt (Kennzeichnung ***privat*** wird beim Buchungstext und Auftraggeber ergänzt), bei anderen Anwendern hingegen komplett ausgeblendet, sofern in der Benutzerverwaltung das Recht "Kontobuchungen: Private Buchungen auflisten" gesperrt wurde.

Bei Mitarbeitern, die keinen Einblick in die Kontoauszüge erhalten sollen, läßt sich der Zugriff über die Benutzerverwaltung sperren, indem Sie dort das Recht "Global: Kontobuchungen" deaktivieren. Außerdem können Sie bei jedem Konto diejenigen Benutzer wählen, die auf das Konto zugreifen dürfen.

Buchen eines Zahlungsausgleichs oder einer sonstigen Zahlung

Offene Posten als bezahlt verbuchen

Normalerweise werden die Zahlungseingänge in der Offenen Posten-Verwaltung verbucht. Wenn der angewählten Zahlung ein Offener Posten zugeordnet ist, können Sie den Offenen Posten auch direkt im Kontoauszug über den Schalter Buchen ausgleichen. Es erscheint der Dialog Zahlungseingang buchen, in dem zur Kontrolle nochmal die Zahlungsdetails angezeigt werden. Drücken Sie dort den Buchung speichern-Schalter, damit die Zahlung tatsächlich verbucht wird.

Nach diesem Vorgang werden alle weiteren unpassenden Zuordnungen automatisch aufgehoben. In der Spalte Fibu wird dann das Symbol "vollständig verbucht" angezeigt.

Sie können sich alle Zahlungen auflisten lassen, denen ein Offener Posten zugeordnet ist. Klicken Sie dazu auf den Filter "Fibu > OP vorhanden".

Sonstige Zahlungen in der Fibu verbuchen

Sie können die angewählte Zahlung über den Schalter Buchen in der Fibu verbuchen. Wenn kein Offener Posten zugeordnet ist, erscheint der normale Dialog zur Eingabe einer Fibubuchung, so wie Sie ihn bereits aus dem Fibumodul kennen.

Fibu-Buchung aufrufen

Aus dem Kontoauszug kann die entsprechende Fibu-Buchung aufgerufen werden (Tastenkombination STRG+Q oder Kontextmenü/Schalter "Fibu-Buchungen anzeigen"). Wenn noch keine direkte Fibu-Zuordnung vorhanden ist (weil z. B. noch keine Buchung direkt aus dem Kontoauszug-Abgleich erstellt wurde) wird eine Ähnlichkeitssuche über Datum und Betrag durchgeführt.

Fibu-Buchung aufrufen

Nachdem die Fibubuchung durch den OP-Ausgleich oder das Fibu-Buchen erstellt wurde, können Sie diese jederzeit direkt aus dem Kontoauszug aufrufen, indem Sie die Bankbuchung anwählen und die Tastenkombination STRG+Q drücken oder den Schalter Fibu-Buchungen anzeigen drücken. Wenn noch keine direkte Fibu-Zuordnung vorhanden ist (weil noch keine Buchung direkt aus dem Kontoauszug-Abgleich erstellt wurde) wird versucht, die passende Fibubuchung durch eine Ähnlichkeitssuche über Datum und Betrag zu ermitteln.