Belege

Siehe auch:

Belege sind eingehende Dokumente, zu denen

•in der Fibu manuell entsprechende Buchungen erstellt werden müssen

•im Bestellmodul Wareneingänge oder Eingangsrechnungen erfasst werden müssen

Beispiele:

•Eingangslieferschein eines Lieferanten (gelieferte Warenmenge ist noch zu erfassen/zu prüfen)

•Eingangsrechnung eines Lieferanten (Lieferung erfolgt und korrekt?)

•Eingangsgutschrift eines Lieferanten (Zahlung eingegangen?)

•Telekom-Rechnung (wird eingezogen)

•IHK-Beitragsrechnung (zu überweisen)

•Tankquittung, gescannt (Barzahlung)

Diese Dokumente können im Belege-Modul abgelegt und archiviert werden.

Es werden sowohl PDF-Dateien als auch Bilder unterstützt. XML-Dateien (XRechnung) können ebenfalls eingelesen und im XML-Format angezeigt werden.

Das Belege-Modul lässt sich über folgende Menüs aufrufen:

•Bestellungen > Belege (Eingang)

•Fibu > Belege

Ein Beleg kann auch zuerst im Bestellmodul bei einem Wareneingang oder einer Eingangsrechnung hinzugefügt werden, er wird dann automatisch im Belege-Modul aufgeführt.

Zu einem Beleg lässt sich eine Fibubuchung oder Bestellung (Wareneingang, Eingangsrechnung) anlegen, was jedoch optional ist. Der Beleg wird dabei automatisch mit der Fibubuchung bzw. der Bestellung verknüpft und kann dort ggfs. direkt angezeigt werden.

Wenn Sie AMICRON-MAILOFFICE einsetzen, können Sie per E-Mail eingehende Lieferscheine und Rechnungen ganz einfach als Beleg übernehmen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage klicken und dann den Menüpunkt "Als Beleg an Amicron-Faktura übergeben" wählen.

Im Gegensatz zur integrierten Dokumentenverwaltung werden die Belege direkt in der Datenbank gespeichert und müssen nicht extern gesichert werden. Als Beleg kann jede beliebige externe Datei eingebunden werden. Auch mehrere Dateien pro Beleg sind möglich. Eine Ansicht bzw. Vorschau ist jedoch nur bei PDF- und Bilddateien möglich.

Belege zu eigenen Aufträgen

Auch für die eigenen Aufträge und Bestellungen lassen sich PDF-Ausdrucke erstellen, die automatisch bei den Belegen gespeichert werden. Hierzu müssen Sie in den Programmoptionen die entsprechende globale Einstellung "Beim Drucken ... PDF-Beleg erstellen" aktivieren.

Damit Sie die PDF-Belege im Belegmodul auch abrufen können, muss die Option "Eigene Aufträge, Bestellungen und Mahnungen auflisten" aktiviert sein. Diese Einstellung ist benutzerspezifisch, muss also bei jedem Benutzer aktiviert werden, wenn alle die Belege sehen sollen.

Sobald die Option aktiv ist, wird im Belegmodul bei der Belegart die Option "Ausdruck" angeboten, über die dann die eigenen selbst erstellten Belege aufgelistet werden.

Belegart "Fibu-Beleg"

Die vom Fibumodul erzeugte UStVA und Zusammenfassende Meldung können in die Belege übernommen werden. Hierzu muss die entsprechende Option aktiv sein, die Sie unter Schnittstelle > Fibu, Kartei UStVA und ZM finden. Die UStVA und ZM ist dann unter der Belegart "Fibu-Beleg" zu finden.

Belege exportieren

Über den Belegexport lassen sich die Belege aus der Datenbank exportieren und in Dateien speichern, wenn z.B. eine Übergabe an den Steuerberater oder Steuerprüfer notwendig wird.

Weitere Details finden Sie im Kapitel Benutzeroberfläche.