Über den Belegexport können Sie die in der Datenbank vorhandenen Belege als separate Dateien in einen Zielordner exportieren, um sie z.B. am Monats- oder Jahresende an den Steuerberater oder die DATEV weiterzuleiten.
Der Assistent für den Belegexport kann auf folgende Arten aufgerufen werden:
▪Im Modul Belege über das Menü „Extras > Belege als Datei exportieren“.
▪Im Modul Aufträge/Bestellungen über das Menü „Aktionen > Exportiere Belege für markierte Aufträge/Bestellungen“
Für die Ausführung muss das folgende Benutzerrecht freigeschaltet sein: „Belege > Belege als Datei exportieren“.
Nach dem Aufruf führt Sie der Assistent über mehrere Seiten durch die verschiedenen Einstellmöglichkeiten.
Die Einstellungen bleiben nach dem Schließen des Assistenten erhalten und sind beim nächsten Aufruf bereits voreingestellt.
Auf der ersten Seite des Assistenten können Sie den Zeitraum festlegen, für den Sie Belege exportieren möchten. Sie haben die Möglichkeit ein ganzes Jahr, einen einzelnen Monat oder einen frei wählbaren Zeitraum anzugeben. Zusätzlich können Sie wählen, ob Belege, die zu einem früheren Zeitpunkt schon einmal exportiert wurden, vom aktuellen Export ausgeschlossen werden sollen oder nicht.
Nur Belege, die noch nicht exportiert / an die DATEV übertragen wurden
Durch die Anwahl dieser Optionen können Sie verhindern, dass ein Beleg mehrfach exportiert wird (bei erneutem Export). Bei jedem Beleg kann nach dem Export ein Merker aktiviert werden (siehe letzte Seite des Assistenten), durch den ersichtlich ist, ob bereits ein Export bzw. eine DATEV-Übergabe erfolgte. So ist es möglich, nur neue Belege zu exportieren bzw. zu übergeben, die seit dem letzten Export hinzugekommen sind.
Historie
Wurde zu einem früheren Zeitpunkt schon einmal ein Export durchgeführt, kann über den Button „Historie anzeigen »“ ein einfaches Protokoll zu allen bisher erfolgten Exporten eingeblendet werden.
Die Historie ist in der Datenbank dauerhaft hinterlegt und kann vom Anwender nicht gelöscht werden. Über den Button „Details zum letzten Export anzeigen »“ können Sie ein detailliertes Protokoll für den zuletzt durchgeführten Exportvorgang einsehen.
Belegarten auswählen
Hinweis:
Diese Seite wird Ihnen nur dann angezeigt, wenn der Aufruf des Assistenten über das Belegmodul erfolgte. Bei Aufruf über das Auftragsmodul werden die zu exportierenden Belege bereits im Auftragsmodul vorausgewählt.
Alle Belegarten für „Eigene Belege“ finden Sie - nach Auftrag und Bestellung geordnet - auf der linken Seite des Assistenten. Bei „Eigene Belege“ handelt es sich um Belege, die beim Druck eines Auftrags oder einer Bestellung vom System automatisch erzeugt wurden.
Alle weiteren Belegarten finden Sie auf der rechten Seite des Assistenten. Hierbei handelt es sich um eingehende bzw. importierte Belege, sowie Mahnungen.
Einstellungen für den Zielordner
Auf der letzten Seite des Assistenten können Sie oben den Zielordner für den Export festlegen.
Ordnervorgaben des Druckarchivs verwenden
Möchten Sie für alle eigenen Belege statt des Zielordners die Ordnervorgaben des Druckarchivs verwenden, so müssen Sie die Option "Für Aufträge, Bestellungen, Mahnungen die Ordnervorgaben des Druckarchivs verwenden" aktivieren.
Über den Link "anzeigen" gelangen sie direkt zu den Programmoptionen, wo Sie die Ordner des Druckarchivs bei Bedarf anpassen können.
Hinweis:
Diese Einstellung gilt nur für Aufträge, Bestellungen und Mahnungen. Importierte Belege werden stets in den ausgewählten Zielordner exportiert, da für diese kein Druckarchiv zur Verfügung steht.
Für jede Belegart einen eigenen Unterordner anlegen
Für eine bessere Gliederung ist es möglich, die erstellten Dateien nach Belegart sortiert in separate Unterordner zu schreiben. Aktivieren Sie hierfür die Option "Für jede Belegart einen eigenen Unterordner anlegen".
Hinweis:
Diese Einstellung wird für Aufträge, Bestellungen und Mahnungen nur dann angewendet, wenn die Option "Ordnervorgaben des Druckarchivs verwenden" nicht aktiviert wurde. Andernfalls haben die Einstellungen des Druckarchivs Vorrang. Im Gegensatz dazu wird die Option für importierte Belege immer angewendet, sofern sie aktiviert wurde.
Nur den aktuellsten Beleg exportieren
Wenn zu einem Auftrag oder einer Bestellung mehrere Belege vorhanden sind, dann wird nur der jeweils aktuellste Beleg exportiert.
Vorhandene Dateien überschreiben
Wenn diese Option aktiviert ist, werden bereits vorhandene Dateien im Zielordner ohne weitere Nachfrage überschrieben. Ist die Option nicht aktiv, so werden bereits existierende Dateien im Zielordner übersprungen.
Für beide Varianten finden Sie im Anschluss eine entsprechende Meldung im detaillierten Protokoll.
Einstellungen für den Dateinamen
In diesem Abschnitt können Sie das gewünschte Format für die Namensgebung der Zieldateien festlegen. Zur Auswahl steht hier zum Einen der originale Dateiname, wie er z.B. beim Import in der Datenbank hinterlegt wurde.
Alternativ können Sie auch aus folgenden Varianten wählen:
* <Belegdatum> <Belegart><Belegnummer>
* <Belegart><Belegnummer> <Belegdatum>
Für das <Belegdatum> können Sie zusätzlich noch das gewünschte Format einstellen.
Dateinamenvorgaben des Druckarchivs verwenden
Möchten Sie für die Zieldateien statt des unter "Einstellungen für Dateinamen" gewählten Formats die Dateinamenvorgaben des Druckarchivs verwenden, so müssen Sie die Option "Für Aufträge, Bestellungen, Mahnungen die Dateinamenvorgaben des Druckarchivs verwenden" aktivieren.
Über den Link "anzeigen" gelangen sie direkt zu den Programmoptionen, wo Sie die Vorgaben des Druckarchivs bei Bedarf anpassen können.
**Hinweis:**
Diese Einstellung gilt nur für Aufträge, Bestellungen und Mahnungen. Importierte Belege werden stets in dem unter "Einstellungen für Dateinamen" angegebenen Format exportiert, da für diese kein Druckarchiv zur Verfügung steht.
Kennzeichnen / Protokollieren
Mit diesen Optionen können Sie festlegen, ob alle erfolgreich exportierten Belege als "exportiert" bzw. als "an DATEV übertragen" gekennzeichnet werden sollen. Dies ermöglicht es Ihnen, bereits exportierte Belege von zukünftigen Exportvorgängen auszuschließen (siehe Optionen auf Seite 1 des Assistenten).
Export ausführen
Über den Button "Ausführen" auf der letzten Seite des Assistenten wird der Exportvorgang angestoßen.
Protokoll
Während des Exportvorgangs werden alle Aktivitäten in einem einfachen sowie einem detaillierten Protokoll festgehalten. Zwischen beiden Protokollarten kann im laufenden Export umgeschaltet werden.
Das einfache Protokoll wird zur späteren Nachverfolgung dauerhaft in der Datenbank abgespeichert.
Das detaillierte Protokoll wird jeweils nur für den letzten Exportvorgang in der Datenbank hinterlegt und vom darauf folgenden Exportvorgang überschrieben. Bei Bedarf kann das detaillierte Protokoll später auch noch im Standard-Logverzeichnis unter "..\Amicron-Logs\Faktura\DGS <Datum> <Uhrzeit>.xml" eingesehen werden.