Formulare drucken / bearbeiten

Grundlagen

Amicron-Faktura unterstützt die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD.

Die XRechnung ist ein verpflichtender Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden). Die XRechnung wird als XML-Datei gespeichert und kann so vom Auftraggeber weiterverarbeitet werden.

ZUGFeRD ist der Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen. Die Rechnungen werden im PDF-Format erstellt (von Menschen lesbar). Bei der ZUGFeRD-Rechnung wird in der PDF-Datei zusätzlich eine XML-Datei eingebettet, die von Maschinen lesbar ist und alle relevanten Rechnungsdaten enthält.

Vorbereitung: Formular für ZUGFeRD oder XRechnung aktivieren

Um eine Rechnung im ZUGFeRD oder XRechnung-Format zu erstellen, müssen Sie in Ihrem verwendeten Rechnungsformular die Option aktivieren, mit der die PDF-Dateien im ZUGFeRD-Format erstellt werden.

Wählen Sie dazu das entsprechende Rechnungsformular in der Formularliste an und drücken den Ändern-Schalter. Es öffnet sich das Fenster "Bearbeiten". Aktivieren Sie dort den Karteireiter "ZUGFeRD/XRechnung", und wählen bei PDF-Datei im ZUGFeRD-Format senden die gewünschte ZUGFeRD-Version. In der Auswahlliste sind verschiedene Versionen aufgelistet, empfehlenswert ist die höchste Version in der "Comfort" Ausführung. Die "Basic" Ausführung hat eingeschränkte Möglichkeiten und sollte nur gewählt werden, wenn der Rechnungsempfänger dies unbedingt verlangt.

Wenn Sie die Option XRechnung wählen, wird keine PDF-Datei erstellt sondern nur eine XML-Datei im XRechnung-Format.

Die Option Separat als XML-Datei anhängen kann nur bei ZUGFeRD aktiviert werden, um beim E-Mail-Versand zusätzlich zur PDF-Datei noch eine Anlage mit den Rechnungsdaten im XML-Format zu versenden. Das Aktivieren dieser Option ist in der Regel nicht notwendig, da die XML-Daten bereits in der PDF-Datei als Anlage enthalten sind.

Sobald Sie den Dialog über den OK-Schalter schließen wird die Option gespeichert und ab dem nächsten Rechnungsdruck wird die Datei im ZUGFeRD- bzw XRechnung-Format erstellt.

Falls Sie mehrere Rechnungsformulare verwenden, müssen Sie diese Einstellungen bei allen Formularen vornehmen.

Bei der ZUGFeRD-Rechnung lässt sich die erstellte PDF-Datei zur Kontrolle mit dem Acrobat Reader öffnen und dort durch Klick auf die Briefklammer prüfen, ob die Rechnungsdaten im XML-Format eingebettet wurden. Sie finden dort eine Datei namens zugerd-invoice.xml oder factur-x.xml:

Beispiel:

Sie können mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen klicken, um die Datei zu öffnen oder zu speichern:

Rechnungen an eine abweichende E-Mail-Adresse senden

Viele Firmen möchten E-Rechnungen über eine bestimmte E-Mail-Adresse empfangen, die von der zentralen E-Mail des Unternehmens abweicht. Sie können diese einfach in den Kundenstammdaten auf der Kartei Empfänger hinterlegen. Wählen Sie dort im Feld "Druck" die Option "per "E-Mail" und bei "obige Angaben gelten für" aktivieren Sie "Rechnung".

Leitweg-ID festlegen

In den Programmoptionen kann unter "Schnittstelle > Zugferd/XRechnung" ein Feld gewählt werden, das als Leitweg-ID verwendet werden soll. Die Leitweg-ID ist nur bei der Rechnungsstellung an Bundes- oder Landesbehörden notwendig. Einzelheiten zur Leitweg‑ID, insbesondere auch zu deren Beantragung, finden Sie auch unter www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/.

Felder für Bestellnummer und Lieferantennummer festlegen

Unter "Schnittstelle > Zugferd/XRechnung" wählen Sie die Felder, die in die E-Rechnung eingetragen werden sollen.

Bankverbindung

Als Bank wird bei der Zahlweise "Überweisung" stets Ihre erste Bankverbindung verwendet, die in den Programmoptionen auf der Seite "Firma" eingetragen ist. Die Übernahme in die ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei (XML-Daten) erfolgt nur dann, wenn im Auftrag eine Zahlweise eingetragen ist. Sollte die IBAN formell ungültig sein, erscheint beim Erstellen der E-Rechnung eine Warnung.

Bei Lastschrift/Einzugsermächtigung muss im Auftrag auch die SEPA-Mandatsreferenz eingetragen sein. Die Bankverbindung des Kunden wird dann in die E-Rechnung übernommen. Sollte die IBAN formell ungültig sein, erscheint eine Warnung. Auch Ihre eigene Bankverbindung wird in die E-Rechnung eingetragen. Hierfür wird die Bank verwendet, die in den Programmoptionen unter "Schnittstelle > Bank > Sepa 1/2 > Lastschriften" hinterlegt wurde, über Sie also die Lastschriften einziehen.

Zahlweise

Bei E-Rechnungen wird für die Zahlweise ein standardisierter Code eingetragen (Feld BT-81). Diesen Code können Sie in den von Ihnen angelegten Zahlweisen im Feld PaymentMeansCode hinterlegen.

Das Feld finden Sie in den Programmoptionen auf der Seite Zahlweisen. Wenn dort kein Code eingetragen wurde, wird dieser automatisch anhand der Bezeichnung der Zahlweise ermittelt.