Kunden > Empfänger

Die Kartei “Empfänger” kann für folgende Zwecke genutzt werden:

•Aufträge oder Mahnungen sollen für den Kunden nicht gedruckt sondern per E-Mail versendet werden

•Aufträge oder Mahnungen sollen stets an einen bestimmten Ansprechpartner oder an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet werden

•Aufträge für den Kunden sollen in einem bestimmten Format exportiert werden

Drucken oder per E-Mail senden?

Wenn die Aufträge oder Mahnungen eines Kunden nicht auf Papier gedruckt sondern per E-Mail versendet werden sollen, wählen Sie im Feld Druck die Option "per E-Mail". Beim Druck wird die Ausgabe dann automatisch per E-Mail gesendet und nicht auf dem Drucker ausgegeben. Auch beim Stapeldruck wird diese Einstellung berücksichtigt.

An welche E-Mail-Adresse soll ein Auftrag bzw. eine Mahnung gesendet werden?

Bei jeder Adresse kann im Feld "E-Mail" die Haupt-E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die standardmäßig als Empfängeradresse für Aufträge und Mahnungen verwendet wird. Wenn Ansprechpartner vorhanden sind, läßt sich dort ebenfalls eine E-Mail hinterlegen, die dann verwendet wird, wenn dieser Ansprechpartner im Auftrag ausgewählt wurde.

Wenn keine Empfänger hinterlegt sind...

Bei jeder Adresse gibt es die Felder Vorname und Name, in die Sie bei einer Firma oder Organisation einen Ansprechpartner eintragen können. Dieser wird dann auch in die neu erstellten Aufträge übernommen und kann dort bei Bedarf noch geändert werden.

Beim Auftrags- und Mahnungsversand per E-Mail erfolgt die Zustellung an die bei der Adresse bzw. beim Ansprechpartner hinterlegte E-Mail.

Wenn Empfänger vorhanden sind...

Über die Empfänger lässt sich ein abweichender Ansprechpartner einstellen, der dann automatisch in die Aufträge, Bestellungen und Mahnungen übernommen wird. Außerdem kann die E-Mail-Adresse festgelegt werden, an die Aufträge und Mahnungen gesendet werden sollen. Die Empfänger lassen sich auch individuell pro Auftragsart einstellen, so dass z.B. Lieferscheine stets an Herrn Meier gehen und Rechnungen an Frau Bauer.

Auch bei einer Lieferadresse sind Empfänger möglich und werden entsprechend berücksichtigt. Wenn Sie also Empfänger bei einer Adresse hinterlegen, die bei einer anderen Adresse als Lieferadresse eingetragen wurde, wird bei Übernahme der Adressen in den Auftrag bei der Lieferadresse der eingestellte Ansprechpartner eingetragen.

E-Mail, CC, BCC

Wenn Sie bei Empfänger einen Ansprechpartner gewählt haben, müssen Sie nicht noch zusätzlich dessen E-Mail-Adresse in den Empfänger eintragen, da automatisch die bereits beim Ansprechpartner hinterlegte E-Mail verwendet wird. Wenn Sie jedoch eine Empfänger-E-Mail eingeben und einen Ansprechpartner auswählen, wird die beim Empfänger eingetragene E-Mail-Adresse verwendet.

Beispiel:

Sie möchten, dass Lieferscheine stets an den Ansprechpartner Herrn Meier gerichtet sind, jedoch nicht an seine E-Mail-Adresse Meier@ gesendet werden sondern an Lager@

Wählen Sie dann bei Empfänger für Lieferscheine Herrn Meier aus und tragen bei E-Mail Lager@ ein.

Beim Auftrag sehen Sie auf der Kartei "Mehr" im Feld "Gemailt an" an welche E-Mail-Adresse der Auftrag gesendet wurde.

Bitte beachten:

Die beim Empfänger hinterlegte E-Mail wird beim Senden nur dann verwendet, wenn im verwendeten Druckformular bei den E-Mail-Einstellungen im Empfänger-Feld der Platzhalter #EMAIL eingetragen ist.

Die CC- und BCC-Angaben werden beim E-Mail-Versand übernommen, sofern beim verwendeten Druckformular in den CC/BCC-Feldern der Platzhalter #EMAILCC bzw. #EMAILBCC eingetragen wurde.

Die E-Mail-Einstellungen für Druckformulare sind im folgenden Kapitel dokumentiert: "Formulare > E-Mail-Optionen bearbeiten".

Exportdefinition

Wenn Sie eine optionale Exportdefinition auswählen, erfolgt beim Auftragsdruck ein Export der Auftragsdaten in dem gewählten Exportformat und wird dann beim Versand per E-Mail als Anhang mitgesendet.

Für welche Auftragsart?

Die auf der Kartei Empfänger vorgenommene Einstellung für Ansprechpartner, E-Mail und Export kann entweder für alle Auftragsarten gelten oder für eine oder mehrere bestimmte Arten. Wenn z.B. nur Rechnungen per E-Mail versendet werden sollen, aktivieren Sie die Option "Rechnung" und "Druck per E-Mail".

Mehrere Empfänger-Optionen einstellen

Wenn Sie bereits einen Empfänger eingerichtet haben und einen weiteren anlegen möchten, drücken Sie auf der Kartei Empfänger den -Schalter und tragen Ihre Angaben in diesen weiteren Empfänger ein. Eine Übersicht der vorhandenen Empfänger finden Sie auf der Kartei Liste.