Programmoptionen / Einstellungen

AMICRON-FAKTURA 14 kann Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format erstellen.

Wie Sie Rechnungen in diesem Format erstellen können, wird im Kapitel ZUGFeRD und XRechnung beschrieben.

In den Programmoptionen lassen sich auf der Seite Schnittstelle > ZUGFeRD/XRechnung die Einstellung für die folgenden speziellen Felder vornehmen.

Leitweg-ID

Die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) dient der eindeutigen Adressierung einer E-Rechnung zu einem Rechnungsempfänger. Die Angabe der Leitweg-ID ist in E-Rechnungen nur dann notwendig bzw. verpflichtend, wenn Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen, Ministerien etc.) senden. Für Rechnungen an "private" Unternehmen ist keine Leitweg-ID notwendig, Sie können hier ggfs. die Bestellnummer angeben.

Im Standard XRechnung wird die Leitweg-ID bei den XML-Daten in das Feld BT-10 ("Buyer Reference") eingetragen. Weitere Informationen siehe https://de.wikipedia.org/wiki/Leitweg-ID

Der Rechnungsempfänger wird Ihnen als Rechnungssteller seine Leitweg-ID bekanntgeben.

Es gibt in Amicron-Faktura bei den Kundendaten kein eigenes Feld für die Leitweg-ID. Richten Sie deshalb in den Kundenfreifeldern (oder den Auftragsfreifeldern) ein Feld ein, das Sie "Leitweg-ID" nennen und tragen dort die entsprechende ID des Rechnungsempfängers ein.

In den Einstellungen zur Leitweg-ID müssen Sie dann das Freifeld hinterlegen, das Sie für die Leitweg-ID verwenden. Wenn Sie z.B. das Freifeld 8 in Leitweg-ID umbenannt haben, wählen Sie in der Feldliste "KunAdresse.Freifeld8".

Um die ID aus mehreren Feldern ermitteln zu können, gibt es insgesamt drei mögliche Feld-Einstellungen (Prioritäten), aus denen die Leitweg-ID gelesen werden kann. Zumindest die erste Priorität sollte ausgewählt werden, die zweite und dritte kann ggfs. leer bleiben.

Beispiel:

Erste Priorität: Auftrag.Freifeld5

Zweite Priorität: -

Dritte Priorität: -

Mit dieser Einstellung müssen Sie bei jedem Auftrag die Leitweg-ID in das Freifeld 5 eintragen. Wenn Sie mehrere Rechnungen an den gleichen Empfänger senden, muss die ID bei jedem Auftrag neu eingetragen werden.

Es ist ratsam, die Leitweg-ID in die Kundendaten einzutragen. Die Einstellung kann dann z.B. wie folgt aussehen:

Erste Priorität: Auftrag.Freifeld5

Zweite Priorität: LfrAdresse.Freifeld8

Dritte Priorität: KunAdresse.Freifeld8

Diese Einstellung setzt voraus, dass Sie im Auftrag das Freifeld 5 als Leitweg-ID (oder ggfs. als Bestellnummer) benannt haben und in den Kundendaten das Freifeld 8. Sie haben damit die Möglichkeit, die Leitweg-ID entweder direkt im Auftrag (Freifeld 5) oder bei den Kundendaten einzutragen. Wenn die ID im Auftrag steht, wird sie von dort verwendet (da erste Priorität). Wenn das Feld leer ist, wird sie aus der zugeordneten Kundenadresse gelesen. Hierbei spielt es eine Rolle, ob eine Lieferadresse zugeordnet wurde oder nicht.

Wenn beim Auftrag eine Lieferadresse vorhanden ist, wird die Leitweg-ID von dort übernommen (LfrAdresse.Freifeld8). Für den Fall, dass keine Lieferadresse vorhanden ist oder bei der Lieferadresse keine ID eingetragen ist, wird mit niedrigster Priorität die Leitweg-ID aus den Kundendaten verwendet (KunAdresse.Freifeld8).

Bestellnummer

Wenn der Rechnungsempfänger eine Bestellnummer angegeben hat, die in der Rechnung aufgeführt werden soll, können Sie hier das Feld wählen, in dem Sie die Bestellnummer im Auftrag eintragen.
Der Inhalt des Feldes wird dann in die E-Rechnung übernommen (Feld BT-13, XRechnung: OrderReference, ZUGFeRD: BuyerOrderReferencedDocument > IssuerAssignedID).

Lieferantennummer

Wählen Sie hier das Feld, welches als Lieferantennummer in die E-Rechnung übernommen werden soll (Feld BT-29, SellerTradeParty ID)

Textvermerk

Hier kann ein Feld festgelegt werden, dessen Inhalt als Hinweistext in die E-Rechnung aufgenommen wird (Feld BT-22, XRechnung: Note, ZUGFeRD: IncludedNote > Content)

Ihr Name, Adresse, Telefon und E-Mail

Diese Angaben werden aus den entsprechenden Feldern entnommen, die sich in den Programmoptionen auf der Seite Firma befinden.