AMICRON-MAILOFFICE 5 enthält ein leistungsfähiges E-Mail-Modul, über das Sie Ihre komplette E-Mail-Kommunikation abwickeln können. Es wird sowohl das POP- als auch das IMAP-Protokoll unterstützt.
Voraussetzungen für das Senden und Empfangen von E-Mails
Damit Sie E-Mails senden und empfangen können, muss Ihr PC über einen Internet-Zugang verfügen bzw. ein Zugriff auf Ihren Mailserver möglich sein, falls Sie im Netzwerk arbeiten. Außerdem müssen Sie in AMICRON-MAILOFFICE 5 erst ein E-Mail-Konto einrichten, über das Sie Ihre E-Mails versenden können.
E-Mails erstellen
Wenn alles fertig eingerichtet ist, können Sie einzelne E-Mails und auch Serien-E-Mails erstellen. Bei jeder E-Mail können natürlich auch Anlagen hinzugefügt werden und zahlreiche Optionen eingestellt werden.
Verwenden Sie die Textbausteine, wenn Sie nicht immer wieder alles neu schreiben möchten. Signaturen und häufig verwendete Texte und Floskeln eignen sich besonders gut dafür als Textbaustein abgelegt zu werden. In den Optionen kann auch eingestellt werden, welche Signatur bei der Neuanlage einer E-Mail automatisch in die E-Mail übernommen werden soll.
E-Mails versenden
Erstellte E-Mails werden zunächst im Postausgang bzw. Entwürfe-Ordner gespeichert bevor sie versendet werden. Erst wenn die E-Mails erfolgreich versandt wurden, z. B. über den Schalter "Empfangen und Senden", werden die E-Mails in den Ordner "Gesendet" verschoben.
E-Mails empfangen
Eingehende E-Mails werden im Ordner "Posteingang" abgelegt. Wenn Sie E-Mails von bestimmten Absendern in Unterordnern ablegen möchten oder gleich löschen möchten, sollten Sie eine entsprechende Regel anlegen, die dies automatisiert. Eingehende Dokumente wie Lieferscheine und Rechnungen können Sie als Beleg nach AMICRON-FAKTURA übernehmen.
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Option, damit E-Mails nach dem Herunterladen vom E-Mail-Server nicht gelöscht werden Eine entsprechende Option ist in den Eigenschaften des jeweiligen E-Mail-Kontos vorhanden. Rufen Sie das E-Mail-Center auf und wählen dort Extras > Konten. Drücken Sie dann den Ändern-Schalter und deaktivieren auf der Kartei „Erweitert" die Option „E-Mails nach dem Herunterladen vom Server löschen". |
Automatische Zuordnung zu den Adressen
E-Mails werden automatisch den Adressen zugeordnet. In der Adressenverwaltung können Sie zu der Adresse dann alle gesendeten und empfangenen E-Mails zu dieser Adresse abrufen. Auch die E-Mails, die andere Programmbenutzer mit dieser Adresse ausgetauscht haben, sind dort sichtbar, sofern die E-Mails nicht als "privat" markiert wurden.
Import aus Outlook
Wenn Sie bislang mit Outlook oder Windows Mail gearbeitet haben bietet Ihnen AMICRON-MAILOFFICE 5 die Möglichkeit, E-Mails aus diesen Programmen zu importieren.