Datenbereinigung

Durch die Datenbereinigung können nicht mehr benötigte Daten aus der Datenbank entfernt werden.

Bitte beachten:

▪Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden!

▪Gelöschte Zeiträume stehen in den Statistiken und Historiendaten nicht mehr zur Verfügung!

Der Aufruf erfolgt über das Menü Extras > Datenbereinigung.

Damit diese Löschfunktion nicht von jedem Mitarbeiter ohne Genehmigung ausgeführt wird, ist das zugehörige Benutzerrecht standardmäßig gesperrt. Um die Funktion auszuführen, müssen Sie also in den Benutzerrechten erst das folgende Recht entsperren: Global > Datenbereinigung.

Vor dem Ausführen muss sichergestellt sein, dass eine Datensicherung erstellt wurde. Wenn in den letzten Tagen keine Sicherung mit der integrierten Datensicherung durchgeführt wurde, erscheint eine entsprechende Meldung.

Auf der ersten Seite des Assistenten wählen Sie, bis zu welchem Datum die Bewegungsdaten gelöscht werden sollen.

Das Datum können Sie entweder manuell festlegen oder auf Basis des letzten Jahresabschlusses berechnen lassen. Der Assistent geht davon aus, dass Sie alle Daten, die unter die Aufbewahrungspflicht fallen (10 Jahre), in der aktuellen Datenbank verbleiben sollen.

Informationen zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungsfrist

Klicken Sie nach Auswahl des Datums auf Weiter, um zur zweiten Seite des Assistenten zu gelangen.

Dort können Sie nun wählen, welche Daten gelöscht werden sollen. In Klammern wird Ihnen die Anzahl der Datensätze angezeigt, die in den Löschzeitraum fallen und anschließend beim Löschvorgang entfernt werden.

Nach Klick auf Weiter müssen Sie die Ausführung des Löschvorgang bestätigen.

Der Ausführen-Schalter kann erst angeklickt werden, nachdem Sie in das Eingabefeld die geforderte Eingabe durchgeführt haben.

Hinweis für AMICRON-MAILOFFICE Anwender:

Das Löschen älterer E-Mails kann über die Funktion Postfach aufräumen durchgeführt werden.

Hinweis zur Datenbankgröße

Durch das Löschen wird die Datenbank nicht sofort kleiner, d.h. die physikalische Größe auf der Festplatte wird sich erstmal nicht verändern. Der Speicherbereich, in dem die gelöschten Datensätze liegen, wird jedoch wiederverwendet und für die Anlage neuer Daten genutzt. Erst durch eine Datensicherung und Rücksicherung wird die Datenbank kleiner, weil dabei ein Neuaufbau der Datenbank erfolgt.