Postfach aufräumen

Über diesen Assistenten können Sie nicht mehr benötigte E-Mails aus der Datenbank entfernen lassen. Der Aufruf erfolgt im E-Mail-Center über das Menü E-Mails > Postfach aufräumen.

Anwender mit Administrator-Rechten

Für die Hauptordner Gesendet und Posteingang (sowie für alle Unterordner dieser Bereiche) können Sie ein Datum festlegen.
Wählen Sie aus, ob in diesem Bereich die E-Mails aller Benutzer, oder aber die eines bestimmten Benutzers gelöscht werden sollen.

Auch für das Leeren der Nachrichten-Ordner Spam und/oder Papierkorb können Sie festlegen, ob die E-Mails aller Benutzer, oder aber die eines bestimmten Benutzers zu berücksichtigen sind.

Anwender ohne Administrator-Rechte

dürfen nur die Nachrichten-Ordner Spam und/oder Papierkorb leeren. In diesem Fall werden nur Ihre eigenen E-Mails aus der Datenbank entfernt.

Beim Ausführen der Bereinigungs-Funktion werden die E-Mail-Datensätze physikalisch aus der Datenbank gelöscht. Es ist nicht möglich, gelöschte Datensätze wieder herzustellen.

Bitte bedenken Sie, dass es aus verschiedenen Normen für Gewerbetreibende Aufbewahrungspflichten für den täglichen E-Mail-Verkehr gibt.

So müssen z. B. in Deutschland Handelsbriefe und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung sechs Jahre lang aufbewahrt werden, Buchungsbelege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind sogar 10 Jahre lang aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen worden ist und endet nach Ablauf der einzuhaltenden Frist mit dem Ende des Kalenderjahres.

Wichtig: Wenn Rechnungen als Anhang zu einer E-Mail gesendet werden, müssen sowohl der Anhang als auch die dazugehörige E-Mail aufbewahrt werden.

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungsfrist.

Zum Ausführen der Aufräumfunktion muss Benutzerrecht E-Mails vollständig löschen/Papierkorb leeren freigegeben (nicht gesperrt) sein.

Wenn das Löschen beendet ist, wird Ihnen evtl. auffallen, dass die Datenbankdatei nicht automatisch kleiner wird. Die verwendete Firebird-Datenbank gibt den durch die entfernten E-Mails frei gewordenen Platz zwar innerhalb der Datenbank frei um dort neue Daten abzuspeichern, verringert aber dabei nicht die physikalische Dateigröße auf der Festplatte. Erst durch eine Datensicherung und Rücksicherung wird die Datenbank verkleinert.