Retouren

(nur in der Professional-Version von AMICRON-FAKTURA enthalten)

Grundlagen

Die Retouren werden über das Menü „Aufträge > Retouren“ aufgerufen. Die Darstellung ist ähnlich aufgebaut wie die Auftragsbearbeitung:

•im oberen Bereich befinden sich die Retoure-, Auftrags- und Kundendaten

•im unteren Bereich werden die Retoureartikel aufgeführt

Es werden die folgenden Retouren unterstützt:

Gutschrift

Die einfachste klassische Retoure: Sie erhalten Ware vom Kunden zurück und müssen den Kaufpreis erstatten.

Gutschrift und Umtausch

Bei einem Umtausch erhalten Sie Ware zurück, die gegen einen gleichwertigen oder auch beliebigen anderen Artikel getauscht werden soll. Der Saldo wird erstattet bzw. in Rechnung gestellt.

Reparatur

Defekte Ware wird als Retoure eingeliefert und muss intern oder beim Lieferanten bzw. Hersteller repariert werden. Anfallende Kosten werden ggfs. in Rechnung gestellt, da es sich nicht um Garantiefälle handelt.

Garantiereparatur

Entspricht der Reparatur. Da es sich um einen Garantiefall handelt fallen für den Kunden keine Kosten an.

Reparatur mit KVA

Entspricht der Reparatur. Der Kunde erhält vorher einen Kostenvoranschlag über die anfallenden Reparaturkosten.

Garantieaustausch

Defekte Ware wird nicht repariert sondern durch gleichwertige Artikel getauscht.

Vorbereitungen

In den Einstellungen können die Standardlager eingetragen werden, in die die retournierten Waren eingebucht werden sollen. Falls Sie noch keine spezielle Lager für Retoureeingänge angelegt haben, rufen Sie in der Artikelverwaltung die Lagerliste auf und legen dort z.B. die Lager "RMA-Eingang", "RMA-Schrott", "Reparaturlager" etc. an. Wählen Sie diese Lager in den Retoure-Einstellungen passend aus, um sie beim Erfassen der Retouren nicht jedesmal von Hand anpassen zu müssen.

Neue Retoure anlegen

Bei der Anlage einer neuen Retoure erscheint nach Auswahl des Retouretyps folgender Auswahldialog, über den Sie bestimmen können, wie die Retoureartikel ausgewählt werden sollen:

Nur Kunde auswählen

Wählen Sie die diese Option, wenn Sie die Artikel manuell in die Retoure eingeben möchten oder aus der Artikelverwaltung auswählen möchten.

Kunde auswählen und Retoureartikel aus den Artikelkäufen des Kunden übernehmen

Hierdurch erhalten Sie nach der Kundenauswahl eine Liste aller Artikel, die dieser Kunde erworben hat, aus der Sie dann die Retoureartikel auswählen können.

Auftrag auswählen und daraus Retourartikel übernehmen

Mit dieser Option öffnet sich die Auftragsliste, über die Sie einen Auftrag suchen und auswählen müssen. Sie können anschließend entweder alle Artikel aus dem Auftrag in die Retoure übernehmen oder bestimmte Artikel aus dem Auftrag auswählen.

Retourartikel bearbeiten

Artikel in die Retoure übernehmen

Es gibt drei Möglichkeiten, um einen Artikel in die Retoure einzufügen:

•Schalter Artikel aus Artikelverwaltung eintragen: Aufruf der Artikelverwaltung und Übernahme mittels "Auswahl"-Schalter.

•Schalter "Neu": Auswahl aus den bisherigen Artikelkäufen des Kunden

•Schalter "Neu": Artikelnummer-Suche oder Scan im Fenster Artikelkäufe des Kunden

Typ bestimmen

Über den Typ wird festgelegt, wie die Retoureposition verarbeitet wird. Die zulässigen Positionstypen sind dabei vom gewählten Retoure-Typ abhängig.

Bei dem RMA-Typ Gutschrift ist nur "Eingang/Gutschrift" möglich etc.

Retouretyp Gutschrift:

•Gutschrift: der Artikel wird dem Kunden gutgeschrieben

Retouretyp Gutschrift und Umtausch:

•Gutschrift: der Artikel wird dem Kunden gutgeschrieben

•Umtausch: der Artikel soll gegen einen anderen Artikel getauscht werden (internes Buchen wie bei Typ= Gutschrift)

•Ersatz: der Artikel wird dem Kunden als Ersatz für einen Umtausch-Artikel geliefert und berechnet

Retouretyp Garantieaustausch

•Umtausch: der vom Kunden zurückerhaltene Artikel

•Ersatz: Artikel, der dem Kunden als Ersatz geliefert wird

Beim Umtausch- und Ersatzartikel sollte es sich um die identische Artikelnummer handeln, da sonst die Funktion "Auftrag erstellen" mit einer Warnung abgebrochen wird. Wenn der Artikel eine Seriennummer hat, wählen Sie beim Umtausch-Artikel die zurückerhaltene Nummer und beim Ersatz die neu ausgelieferte Seriennummer.

Retouretyp Reparatur:

•Reparatur: (nur bei Reparaturen) der Artikel ist defekt und soll repariert werden

•Ersatzteil: (nur bei Reparaturen) der Artikel wird für die Reparatur benötigt und vom Lager abgebucht und ggfs. in die Rechnung übernommen

•Dienstleistung: (nur bei Reparaturen) wie Typ "Ersatzteil" (nur ohne Lager)

Gutschrift erstellen

Wenn alle Daten der Retoure erfasst wurden, können Sie über den Schalter "Auftrag erstellen" eine entsprechende Gutschrift erstellen und ausdrucken.

Es erscheint folgende Abfrage:

Die Gutschrift wird anschließend in den Aufträgen abgelegt und ausgedruckt (sofern Sie "Drucken" gewählt haben). Über die Option "anzeigen" wird die erstellte Gutschrift in der Auftragsbearbeitung geöffnet, wo sie ggfs. kontrolliert werden kann. Bei der Gutschrift wird eine Verknüpfung zur Retoure hinterlegt, über die sich die Retoure per Klick aufrufen läßt.

In der Retoure ist die erstellte Gutschrift wie folgt ersichtlich:

•In der Retourartikel (Positionen): Spalte "Rechnung / Gutschrift"

•Kartei Mehr: Status-Protokoll

•Aufgabenliste: Verbunden mit

Je nach Typ der Retoure wird statt einer Gutschrift die passende Auftragsart erstellt. Bei einem Garantietausch z.B. ein Lieferschein.