Über die Dublettenprüfung können Sie doppelt vorhandene Adressen ausfindig machen. Diese Funktion wird in der Adressverwaltung über den Menüpunkt Aktionen > Dublettenprüfung aufgerufen und durchsucht den gesamten Adressbestand nach Dubletten.
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Zur Vermeidung von Dubletten kann bereits direkt bei der Eingabe eine Dublettenprüfung durchgeführt werden. Sie finden die entsprechende Einstellung in den Programmoptionen unter Adresse > Einstellungen 2/2 |
Einstellungen zur Dublettenermittlung vornehmen
Sie haben die folgende Auswahl, anhand welcher Felder die doppelten Adressen ermittelt werden sollen:
•Standardadressfelder
•E-Mail-Feld
•Internet-Feld
Wenn Sie Standardadressfelder wählen, können Sie noch angeben, welche Felder in die Dublettenprüfung einbezogen werden sollen. Auch die Feldlänge, die bei der Dublettensuche verwendet werden soll, kann frei eingestellt werden ("auf ... Zeichen")
Beispiel
1. Datensatz
Herrn
Thomas
Marschall
Bahnhofstr. 10
33102 Paderborn
2. Datensatz
Herrn
T.
Marschall
Bahnhofstr. 10
33102 Paderborn
3. Datensatz
Herrn
Marschall
Bahnhofstr. 10
33102 Paderborn
In diesem Beispiel würden alle drei Datensätze als Dubletten erkannt, sofern Sie bei "zu vergleichende Felder" die Felder PLZ, Ort, Straße und Name aktiviert haben.
Folgender Satz wäre wegen dem unterschiedlichen Namen keine Dublette:
"Marschall Immobilien, Bahnhofstr. 10, 33102 Paderborn".
Damit dieser Datensatz als Dublette erkannt wird, müssen Sie das Feld "Name" bei der Dublettensuche ausschließen oder bei "auf ... Zeichen" den Wert 10 eintragen.
Spezielles Adressenfeld E-Mail
Nur sehr selten wird es vorkommen, dass unterschiedliche Personen gleiche E-Mail-Adresse besitzen, weshalb die Überprüfung auf doppelte Werte eine relativ sichere Methode darstellt, Dubletten in der Adressenverwaltung aufzuspüren.
Spezielles Adressenfeld Internet
Über die Internethomepage kann ebenfalls eine Dublettensuche durchgeführt werden.
Dubletten bearbeiten und löschen
Drücken Sie den Schalter "Dublettensuche starten" damit die Dubletten gemäß den gewählten Einstellungen ermittelt werden. Je nach gewählten Einstellungen und Größe des Adressbestandes kann die Dublettensuche mehrere Minuten in Anspruch nehmen.
Aufrufen der Adressstammdaten
Durch einen Klick auf die Adresse kann die angewählte Dublette im Adressfenster geöffnet werden, um dort z. B. weitere Daten zu dieser Adresse abzurufen.
Löschen einer Dublette
Um doppelte Adressen zu löschen, müssen Sie bei der Dublette auf Zusammenführen klicken. Anschließend erscheint das Dialogfenster Adressen zusammenführen, indem Sie wählen können, welche Adresse erhalten und welche gelöscht werden soll.