Grundlagen Was bedeutet eigentlich "buchen"?
Das Buchen eines Auftrags kann in AMICRON-FAKTURA folgende Aktionen auslösen:
1. Artikelverkaufsmenge vom Artikelbestand abbuchen (Lieferschein/Rechnung) bzw. reservieren (Auftragsbestätigung). Dies ist abhängig von der gewählten Voreinstellung, siehe unten.
2. Offenen Posten anlegen bzw. Barrechnung als bezahlt verbuchen
3. Fibu-Buchungen anlegen (nur falls Fibu-Schnittstelle aktiviert wurde)
Wie wird ein Auftrag gebucht?
Ein Auftrag kann manuell über den Menüpunkt Aktionen > Buchen oder automatisch durch Ausdrucken des Auftrags gebucht werden. Ob ein Auftrag bereits gebucht ist, erkennen Sie daran, dass als Status "gebucht" bzw. reserviert angezeigt wird (in der Karteisicht auf Höhe der Auftragsnummer).
Buchung der Artikelmenge
Die im Auftrag zum Verkauf eingetragene Artikelmenge kann automatisch im Bestand des Artikels aktualisiert werden, wenn ein Ausdruck des Auftrags erfolgt. Ob nun beim Druck der Auftragsbestätigung, des Lieferscheins oder beim Druck der Rechnung gebucht wird, kann im Menü Einstellungen > Programmoptionen eingestellt werden. Die Voreinstellung sieht wie folgt aus:
Für Produktionsaufträge gibt es keine Einstellmöglichkeit, da die Buchung anhand der Auftragsart (reservieren/buchen) fest vorgegeben ist.
Das müssen Sie wissen:
| 1. | Wenn der Auftrag bereits gebucht wurde, wird jede Mengenänderung, die Sie nachträglich in der Verkaufsmenge im Auftrag durchführen, sofort beim Artikelbestand aktualisiert. |
| 2. | Ein nochmaliger Ausdruck eines gebuchten Auftrags führt nicht dazu, dass die Artikelmenge nochmal gebucht wird. Denn dies wäre eine fehlerhafte Doppelbuchung. |
| 3. | Anstatt den Auftrag per Ausdruck zu buchen, können Sie auch den Menüpunkt Aktionen > Buchen wählen. |
Buchungsvorgang bei fortgeführten Aufträgen
Bei einem über das Menü Neu > Auftrag fortführen angelegten Auftrag wird der Status "Artikel bereits gebucht" aus dem Quellauftrag in den Zielauftrag übernommen.
Beispiel:
Sie führen einen bereits gedruckten und gebuchten Lieferschein als Rechnung fort. Bei der neu angelegten Rechnung finden Sie im Feld "gebucht" den Eintrag "ja", auch wenn die Rechnung selbst noch nicht ausgedruckt wurde, da der Lieferschein bereits gebucht wurde.
Buchungsvorgang bei Sammelrechnungen
In die Sammelrechnung können sowohl Lieferscheine aufgenommen werden, deren Artikelmenge bereits gebucht wurde, als auch Lieferscheine, die noch nicht gebucht wurden. Falls die Menge bereits gebucht wurde, wird sie beim Ausdruck der Sammelrechnung nicht noch einmal gebucht. Wurde die Menge eines Lieferscheins hingegen noch nicht gebucht, wird sie beim Ausdruck der Sammelrechnung automatisch gebucht.
Eine Buchung von Artikelverkaufsmengen einer Sammelrechnung ist nur möglich, wenn Sie im Programmodul "Sammelrechnung erstellen" die Sammelrechnung mit der Option "alle Positionen der Lieferscheine übernehmen" erstellt haben. Haben Sie jedoch die Option "nur Auftragssummen der Lieferscheine übernehmen" angewählt, sollten Sie die übernommenen Lieferscheine bereits gebucht haben, da in der Sammelrechnung dann keine Buchungsmöglichkeit mehr besteht.
Reservierung der Artikelmenge
Eine Reservierung ist die Vorstufe einer Buchung. Im Gegensatz zu einer Buchung ist die Artikelmenge bei einer Reservierung noch nicht tatsächlich verkauft (ausgeliefert) worden, sondern erstmal nur reserviert. Bei jedem Artikel finden Sie zusätzlich zum Feld "Bestand" die Angabe der momentan reservierten Menge dieses Artikels.
In der Praxis gibt die reservierte Menge wieder, welche Menge den Kunden insgesamt in den noch offenen Auftragsbestätigungen bislang versprochen wurde. Sobald eine Auftragsbestätigung als Lieferschein oder Rechnung fortgeführt wurde, wird die Menge aus der Auftragsbestätigung im Reserviert-Bestand zurückgesetzt.
Bei einem Auftrag wird die Artikelmenge beim Ausdruck automatisch reserviert, wenn in den Auftragseinstellungen die Option "Reservieren" aktiviert wurde und bei dem Artikel die Bestandsführung aktiviert ist. Wenn Sie die Menge ohne Ausdruck reservieren möchten, können Sie alternativ im Auftragsfenster den Menüpunkt Aktionen > Buchen aufrufen.
Buchung/Anlage des offenen Posten
Beim Buchen eines Auftrags wird automatisch ein offener Posten angelegt, wenn im Menü Einstellungen > Programmoptionen bei dem gewählten Auftragstyp die Option "Auftrag in die offenen Posten übernehmen" aktiviert wurde.
Wenn Sie ohne Ausdruck einen offenen Posten zu dem angewählten Auftrag anlegen möchten, können Sie dazu den OP-Schalter drücken.
Stornieren von Aufträgen
Bereits gebuchte Aufträge können über den Menüpunkt Aktionen > Stornieren nachträglich storniert werden. Die Verkaufsmenge wird dann in den Artikelstammdaten wieder auf den Artikelbestand addiert und der Artikelumsatz wird ebenfalls zurückgesetzt. Falls ein offener Posten zu diesem Auftrag vorhanden ist, wird er automatisch gelöscht. Außerdem wird im Auftragsfenster das Stornierdatum angezeigt. Stornierte Aufträge tauchen nicht mehr in jenen Umsatzstatistiken auf, die auf den Aufträgen beruhen.
Eine Stornierung kann nachträglich wieder aufgehoben werden, indem der Auftrag erneut gebucht wird.
Gutschriften
Siehe im Kapitel Gutschriften.
Fibu-Schnittstelle
Wenn ein Auftrag gebucht wird oder ein offener Posten angelegt wird, erstellt AMICRON-FAKTURA automatisch die zugehörigen Fibu-Buchungen, vorausgesetzt die Schnittstelle zur Fibu oder Datev wurde aktiviert und das Anlegen der Buchungen in den Einstellungen zur Fibuschnittstelle aktiviert. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel "Fibu-Schnittstelle".
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Falls Sie die Fibu-Schnittstelle nutzen möchten, denken Sie unbedingt daran, die Fibu-Schnittstelle zu aktivieren. Erst wenn Sie in den Programmoptionen auf der Seite "Einstellungen Schnittstelle Fibu" die Schnittstelle aktiviert haben, werden von AMICRON-FAKTURA Fibu-Buchungen erstellt. Falls Sie vergessen, die Fibu zu aktivieren, ist es nicht möglich automatisch rückwirkende Fibu-Buchungen zu erstellen. |
